Quản lý hội thoại

Mục lục

Tổng quan
Các công cụ giao tiếp với khách hàng
2.1. Gửi kèm tài liệu
2.2. Tìm kiếm tin nhắn
2.3. Cấu hình ẩn/hiển thị form thông tin khách hàng
2.4. Tạo tin nhắn mẫu
2.5. Gắn thẻ khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng
Tạo đơn hàng

1. Tổng quan

Màn Conversation - Quản lý hội thoại cho phép người dùng thực hiện các chức năng tương tác với khách hàng trên các nền tảng xã hội Facebook, Instagram, Zalo, … trực tiếp trên hệ thống Ichiba. Người dùng có thể trực tiếp tư vấn cho khách hàng, quản lý khách hàng và tạo đơn nhanh chóng.

Các nội dung chính:
Các công cụ giao tiếp với khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng
Tạo đơn hàng

Các bước truy cập Conversation - Quản lý hội thoại

Bước 1: Truy cập ứng dụng Commerce Layer
Bước 2: Chọn Chat > Conversation.

Hệ thống hiển thị màn hình quản lý hội thoại.

Khi có tin nhắn mới được gửi tới, hệ thống sẽ hiển thị thông báo số tin nhắn mới trên menu giúp người dùng dễ dàng theo dõi, cập nhật tin nhắn mới từ khách hàng.

2. Các công cụ giao tiếp với khách hàng

Người dùng có thể sử dụng tính năng Chat trên hệ thống Ichiba để giao tiếp trực tiếp với khách hàng từ các nền tảng Facebook, Instagram, … với các tính năng tương tự như gửi tài liệu, hình ảnh, thêm biểu tượng cảm xúc. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thêm các chức năng nhằm hỗ trợ quản lý khách hàng và tăng hiệu suất làm việc bao gồm:

Gửi kèm tài liệu hình ảnh, file văn bản, …
Tìm kiếm tin nhắn
Cấu hình ẩn/hiện form thông tin khách hàng
Tạo tin nhắn mẫu
Gắn thẻ khách hàng

2.1. Gửi kèm tài liệu

Trên khung hội thoại, người dùng bấm nút (+) để gửi tài liệu.
Người dùng có thể gửi cùng lúc nhiều tài liệu.

2.2. Tìm kiếm tin nhắn

Bước 1: Click icon kính lúp để mở thanh tìm kiếm tin nhắn.

Bước 2: Người dùng có thể nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm, lọc theo ngày/ người gửi tin nhắn.

2.3. Cấu hình ẩn/hiển thị form thông tin khách hàng

Hệ thống mặc định hiển thị form thông tin khách hàng, người dùng bấm icon ba chấm để ẩn form.

2.4. Tạo tin nhắn mẫu

Chức năng tạo tin nhắn mẫu giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp, tăng hiệu quả làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Thay vì phải soạn thảo lại những nội dung tương tự, người dùng chỉ cần sử dụng các mẫu có sẵn cho các vấn đề cụ thể ví dụ như cung cấp bảng giá, thông tin dịch vụ.

Bước 1: Trên màn hình hộp thoại, chọn icon tin nhắn.
Bước 2: Hệ thống hiển thị popup danh sách tin nhắn mẫu, bấm nút Create new để tạo tin nhắn mẫu mới.
Bước 3: Hệ thống hiển thị form cấu hình tin nhắn mẫu. Người dùng thực hiện cấu hình.

* Shortcut: Phím tắt giúp cho người dùng xác định tin nhắn mẫu nhanh chóng từ danh sách. Người dùng cần nhập tối thiểu 3 ký tự.
Message: Tin nhắn mẫu. Người dùng có thể thêm hình ảnh, biểu tượng cảm xúc,

Ngoài ra người dùng còn có thể cấu hình nội dung tin nhắn tự động tùy chỉnh theo tên khách hàng, tên fanpage, fanpage link.

Ví dụ với một tin nhắn mẫu được cấu hình như sau:

Các mục username, fanpage_name và fanpage_link sẽ được thay đổi tùy theo đối tượng khách hàng/fanpage đang hướng tới hiện tại

Bước 4: Bấm nút Save để lưu lại tin nhắn mẫu

Áp dụng tin nhắn mẫu
Người dùng mở danh sách tin nhắn mẫu > Chọn tin nhắn muốn sử dụng.
Hệ thống dán tin nhắn mẫu vào hộp thoại, người dùng có thể chỉnh sửa nội dung tin nhắn trước khi gửi.

2.5. Gắn thẻ khách hàng

Bước 1: Trên hộp thoại, chọn All tag

Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách thẻ tag, bấm icon + để thêm thẻ tag

Bước 3: Hệ thống hiển thị popup cấu hình thẻ tag. Người dùng bấm nút Create new để tạo thẻ tag mới.
Bước 4: Người dùng cấu hình tên thẻ tag và chọn màu cho thẻ tag, có thể chọn màu trên bảng màu, nhập mã màu hoặc chọn màu trên danh sách mẫu có sẵn.
Bước 5: Bấm nút Save để lưu lại thông tin đã cấu hình.
Thẻ tag được tạo thành công, người dùng click vào thẻ để gắn cho khách hàng.

Thẻ được gắn cho khách hàng. Người dùng có thể dễ dàng quản lý khách hàng thông qua các thẻ

3. Quản lý thông tin khách hàng

Người dùng có thể trực tiếp quản lý các thông tin khách hàng trong khi tư vấn với khách hàng qua hộp thoại.

Thông tin khách hàng bao gồm:

Thông tin cá nhân
Thông tin vận chuyển
Thông tin đơn hàng

Đối với khách hàng mới, tên khách hàng sẽ được lấy dựa theo tên tài khoản của khách hàng. Hệ thống mặc định hiển thị form điền thông tin.

Sau khi hoàn thiện thông tin, bấm nút Save để tạo và link khách hàng trên hệ thống.

Người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa thông tin bằng cách bấm icon bứt, hoặc bấm nút Add address để thêm địa chỉ khách hàng.

Khách hàng được tạo mới sẽ được cập nhật trên danh sách khách hàng.

4. Tạo đơn hàng

Lưu ý: Người dùng cần hoàn thiện thông tin khách hàng hoặc link với khách hàng có sẵn trên hệ thống mới có thể tiến hành tạo đơn hàng

Bước 1: Người dùng chọn Tạo đơn hàng để tiến hành tạo đơn hàng.

Bước 2: Hệ thống hiển thị popup chọn sản phẩm.

Người dùng chọn thị trường/ kho lấy hàng.

Bước 3: Thêm sản phẩm. Có 2 cách thêm sản phẩm:
Click thanh tìm kiếm
Chọn nút Add product
Hệ thống hiển thị dánh sách sản phẩm, người dùng chọn sản phẩm để thêm.


Bước 4: Hoàn thiện thông tin đơn hàng

Shipping Address: Lấy từ thông tin khách hàng đã cấu hình từ trước, có thể chỉnh sửa
Order notes: Ghi chú cho đơn hàng
Shipping: Chọn vận chuyển/không vận chuyển
Payment information: Thông tin thanh toán
Discount: Cấu hình số tiền giảm giá cho khách hàng
Payment method: Chọn phương thức thanh toán

Bước 5: Bấm nút Place order.

Đơn hàng được tạo thành công.

Đơn hàng được cập nhật trên danh sách quản lý order.

Cập nhật vào: 19/11/2024