For customer
Tính năng Invoices - Quản lý hoá đơn được thiết kế để theo dõi và quản lý các hóa đơn của khách hàng một cách chi tiết và hiệu quả. Tất cả các giao dịch thanh toán từ dịch vụ Order, PurchasinghayShipment đều sinh ra các hoá đơn và quản lý tổng hợp và cụ thể ở Invoice & Billing.
Các nội dung chinh:
Posted
Draft
Cancelled
Create a new invoice
Tìm kiếm & Lọc
Export excel
Đây là trạng thái của một hóa đơn đã hoàn tất và được ghi nhận chính thức trong hệ thống kế toán hoặc quản lý. Khi hóa đơn ở trạng thái Posted, nó không còn có thể chỉnh sửa và thường là bằng chứng cho các giao dịch đã diễn ra. Hóa đơn đã lên sổ thường được sử dụng cho việc thanh toán, kiểm toán và đối chiếu sổ sách.
Trạng thái Draft là khi hóa đơn đang trong quá trình xử lý và chưa được hoàn tất hoặc ghi nhận chính thức. Hóa đơn nháp sẽ chưa có giá trị pháp lý. Trạng thái này cho phép người quản trị kiểm tra thông tin trước khi chính thức phát hành và chuyển sang trạng thái Posted.
Người quản trị có thể theo dõi trạng thái thanh toán (khác với trạng thái hoá đơn) để nắm rõ tình hình thanh toán của các hóa đơn. Trạng thái thanh toán cho phép người quản trị biết được liệu các khoản tiền liên quan đến hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ, chưa được thanh toán, chỉ thanh toán một phần, hay đã hoàn tiền.
Khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng hoặc được xác định là không hợp lệ, nó sẽ chuyển sang trạng thái _Cancelled_. Một hóa đơn đã hủy sẽ không còn được sử dụng trong bất kỳ giao dịch hay ghi nhận nào. Lý do hủy có thể do sai sót trong thông tin, thay đổi yêu cầu của khách hàng, hoặc phát hiện ra lỗi trong quá trình phát hành.
Thông thường, các hóa đơn và giao dịch được sinh ra từ các hoạt động bán hàng và vận chuyển trên hệ thống, tự động ghi nhận dựa trên các giao dịch mua bán hoặc vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người quản trị vẫn có thể tạo thủ công hóa đơn mới khi có nhu cầu.
Tìm kiếm: Người quản trị nhập các thông tin về mã hoá đơn, thông tin khách hàng, mã tham chiếu,... để tìm kiếm hoá đơn
Lọc: Lọc hoá đơn theo các điều kiện sau như hướng dẫn dưới đây:
Tại mục trạng thái hoá đơn cần xử lý, sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc để lọc ra các hoá đơn cần xuất dữ liệu, sau đó chọn _Export excel_ để xuất dữ liệu về
Các nội dung chinh:
Posted
Draft
Cancelled
Create a new invoice
Tìm kiếm & Lọc
Export excel
Posted
Đây là trạng thái của một hóa đơn đã hoàn tất và được ghi nhận chính thức trong hệ thống kế toán hoặc quản lý. Khi hóa đơn ở trạng thái Posted, nó không còn có thể chỉnh sửa và thường là bằng chứng cho các giao dịch đã diễn ra. Hóa đơn đã lên sổ thường được sử dụng cho việc thanh toán, kiểm toán và đối chiếu sổ sách.
Draft
Trạng thái Draft là khi hóa đơn đang trong quá trình xử lý và chưa được hoàn tất hoặc ghi nhận chính thức. Hóa đơn nháp sẽ chưa có giá trị pháp lý. Trạng thái này cho phép người quản trị kiểm tra thông tin trước khi chính thức phát hành và chuyển sang trạng thái Posted.
Người quản trị có thể theo dõi trạng thái thanh toán (khác với trạng thái hoá đơn) để nắm rõ tình hình thanh toán của các hóa đơn. Trạng thái thanh toán cho phép người quản trị biết được liệu các khoản tiền liên quan đến hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ, chưa được thanh toán, chỉ thanh toán một phần, hay đã hoàn tiền.
Cancelled
Khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng hoặc được xác định là không hợp lệ, nó sẽ chuyển sang trạng thái _Cancelled_. Một hóa đơn đã hủy sẽ không còn được sử dụng trong bất kỳ giao dịch hay ghi nhận nào. Lý do hủy có thể do sai sót trong thông tin, thay đổi yêu cầu của khách hàng, hoặc phát hiện ra lỗi trong quá trình phát hành.
Create a new invoice
Thông thường, các hóa đơn và giao dịch được sinh ra từ các hoạt động bán hàng và vận chuyển trên hệ thống, tự động ghi nhận dựa trên các giao dịch mua bán hoặc vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người quản trị vẫn có thể tạo thủ công hóa đơn mới khi có nhu cầu.
Tìm kiếm & Lọc
Tìm kiếm: Người quản trị nhập các thông tin về mã hoá đơn, thông tin khách hàng, mã tham chiếu,... để tìm kiếm hoá đơn
Lọc: Lọc hoá đơn theo các điều kiện sau như hướng dẫn dưới đây:
Export excel
Tại mục trạng thái hoá đơn cần xử lý, sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc để lọc ra các hoá đơn cần xuất dữ liệu, sau đó chọn _Export excel_ để xuất dữ liệu về
Updated on: 13/03/2025
Thank you!