Quản lý lô hàng trong Ship4P
Mục Shipment bao gồm 7 mục con:
All: Danh sách tất cả lô hàng
Waiting: Danh sách lô hàng có trạng thái Waiting process
Label generated: Danh sách lô hàng có trạng thái Label generated, Ready to ship
Delivering: Danh sách lô hàng có trạng thái Picked up, Delivering, Failed Delivery
Delivered: Danh sách lô hàng có trạng thái Delivered
Return: Danh sách lô hàng có trạng thái Returned, Returning
Cancelled: Danh sách lô hàng có trạng thái Cancelled
Mỗi đơn hàng ở trạng thái khác nhau sẽ có thể thực hiện các chức năng khác nhau. Các chức năng chính bao gồm:
Xem danh sách lô hàng
Chỉnh sửa lô hàng
Tạo vận đơn
In vận đơn
Cập nhật trạng thái lô hàng
Hủy/Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
Các chức năng: Tạo vận đơn, in vận đơn, cập nhật trạng thái lô hàng sẽ nằm trong tài liệu hướng dẫn riêng.
Xem danh sách lô hàng
Chỉnh sửa lô hàng
Hủy/Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
Bước 1: Truy cập ứng dụng Ship4P.
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn Shipment.
Gồm có 4 mục chính:
Xem thông tin lô hàng
Xem nhanh
Xem chi tiết
Xem hành trình
Waiting process: Lô hàng đang chờ xử lí - chưa được tạo vận đơn
Label generated: Lô hàng đã được tạo vận đơn
Ready to ship: Lô hàng sẵn sàng vận chuyển
Picked up: Lô hàng đã được đơn vị vận chuyển lấy
Delivering: Lô hàng đang được vận chuyển tới khách hàng
Delivered: Lô hàng đã được vận chuyển tới khách hàng
Returned: Lô hàng đã được hoàn
Returning: Lô hàng đang được hoàn
Failed Delivery: Lô hàng vận chuyển thất bại
Cancelled: Lô hàng đã bị hủy
Danh sách lô hàng sẽ bao gồm các thông tin:
Mã: Mã của lô hàng, bao gồm trạng thái lô hàng, mã tham chiếu lô hàng và mã tham chiếu lô hàng hoặc đơn hàng bên ứng dụng Commerce Layer (nếu có)
Vận chuyển đến: Địa chỉ vận chuyển lô hàng đến
Bưu kiện: Mã vận đơn của đơn vị vận chuyển, thông tin gói hàng (kích thước, cân nặng)
Giá cước vận chuyển: Thông tin đơn vị vận chuyển và giá cước
Tài khoản: Tài khoản liên kết với đơn vị vận chuyển
Mặt hàng: Thông tin sản phẩm trong lô hàng
Tổng thu: Phí COD
Tag: Các thẻ tag
Có thể thêm thẻ có sẵn hoặc bấm nút Tạo mới để thêm nhanh thẻ mới. Truy cập bài viết Cài đặt gắn thẻ để xem hướng dẫn cài đặt thẻ chi tiết.
Người dùng có thể thực hiện cấu hình các cột hiển thị trên danh sách
Bước 1: Chọn Xem thêm cột.
Bước 2: Chọn icon mắt để ẩn/hiện cột.
Hệ thống cập nhật giao diện mới.
Bấm nút Trở lại chế độ mặc định để quay về thiết lập ban đầu.
Người dùng có thể thực hiện kéo thả để thay đổi vị trí cột
Bước 1: Nhập từ khóa (mã lô hàng, mã theo dõi, tên người nhận, số điện thoại( vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.
Có 5 bộ lọc chính:
Kho vận chuyển: Lọc lô hàng theo kho
Chuyển phát nhanh: Lọc theo đơn vị vận chuyển
Tình trạng gói hàng: Lọc theo trạng thái
Ngày tạo lô hàng: Lọc theo ngày tạo
Thẻ: Lọc theo thẻ được gắn
Bấm nút Bộ lọc để xem các bộ lọc khác:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.
Có 2 cách xem nhanh:
Hệ thống hiển thị pop up xem nhanh.
Chọn Xem nhanh (hoặc Pick & Process). Hệ thống hiển thị pop up xem nhanh.
Đối với lô hàng ở mỗi trạng thái khác nhau thì màn xem nhanh có thể thực hiện các chức năng khác nhau
Hướng dẫn thực hiện các chức năng trên màn xem nhanh:
Tạo & In nhãn
Hủy lô hàng
Chỉnh sửa gói hàng
Bước 1: Chọn gói hàng muốn chỉnh sửa thông tin.
Bước 2: Người dùng thực hiện chỉnh sửa thông tin và bấm nút Save để cập nhật thông tin.
Chỉnh sửa đơn vị vận chuyển
Bước 1: Đối với lô hàng chưa thiết lập đơn vị vận chuyển, bấm nút Chọn hãng vận chuyển
Đối với lô hàng đã thiết lập đơn vị vận chuyển, bấm nút Chọn nhà cung cấp dịch vụ khác
Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển.
In mã theo dõi
Bước 1: Bấm icon bên cạnh mã theo dõi.
Hệ thống hiển thị bản xem trước.
Xác nhận Picked Up
Bước 1: Bấm nút Confirm Picked Up.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút xác nhận.
Hệ thống chuyển trạng thái lô hàng sang Picked Up.
Xác nhận đã giao đến khách hàng
Bước 1: Bấm nút Xác nhận đã giao.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng
Hệ thống chuyển trạng thái lô hàng sang Delivered
Sao chép lô hàng
Xem hành trình
Bước 1: Bấm nút Tùy chọn > Xem chi tiết
Hệ thống hiển thị màn thông tin chi tiết lô hàng.
Thông tin chi tiết gồm có:
Thông tin người gửi
Thông tin người nhận
Thông tin vận chuyển
Thông tin mặt hàng
Thông tin gói hàng
Thông tin tính toán
Thông tin hoạt động
Thông tin thanh toán
Các chức năng có thể thực hiện trên màn chi tiết:
In vận đơn/hóa đơn
Xem hành trình
Hủy lô hàng
Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
Cần cài đặt webhook để xem hành trình vận chuyển của lô hàng
Sao chép liên kết webhook và dán vào màn hình cài đặt tương ứng của từng hãng vận chuyển để cài đặt webhook. Cần 1-3 ngày để xác nhận với hãng vận chuyển
Đối với lô hàng có nhiều mã vận đơn, có thể chuyển tab để theo dõi hành trình giao hàng cụ thể của từng kiện hàng.
Bước 1: Bấm nút Hành trình lô hàng
Hệ thống hiển thị hành trình lô hàng.
Bước 1: Bấm nút Hành trình lô hàng
Hệ thống hiển thị hành trình lô hàng.
Bước 1: Chọn Tùy chọn > Xem hành trình.
Hệ thống hiển thị hành tình lô hàng.
Chỉ có thể chỉnh sửa lô hàng ở trạng thái Waiting process, kể từ khi đơn hàng được tạo vận đơn không thể thực hiện chỉnh sửa.
Bước 1: Chọn nút Tùy chọn > Chỉnh sửa
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn thông tin, người dùng thực hiện chỉnh sửa các thông tin.
Bước 3: Bấm nút Update Shipment để cập nhật thông tin mới.
Có 3 cách hủy lô hàng:
Bước 1: Trên màn xem nhanh, người dùng bấm nút Hủy
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng.
Hệ thống đổi trạng thái lô hàng thành Cancelled.
Bước 1: Trên màn hình danh sách lô hàng, bấm nút Tùy chọn > Hủy.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng.
Hệ thống thông báo hủy thành công và thay đổi trạng thái của lô hàng sang Cancelled.
Bước 1: Trên màn chi tiết, bấm nút ba chấm > Hủy.
Hệ thống thông báo hủy thành công và chuyển trạng thái lô hàng sang Cancelled
Chỉ có thể xóa lô hàng ở trạng thái Waiting process, Label generated, Cancelled
Khi xóa lô hàng, chỉ xóa lô hàng khỏi danh sách lô hàng trên hệ thống Ichiba, nếu mã vận đơn đã được tạo lô hàng vẫn còn bên hệ thống của đơn vị vận chuyển.
Khuyến khích sử dụng hủy lô hàng thay vì xóa lô hàng.
Có 2 cách để xóa lô hàng:
Bước 1: Trên màn danh sách lô hàng, chọn Tùy chọn > Xóa.
Hệ thống xóa lô hàng khỏi danh sách.
Bước 1:
Đối với lô hàng ở trạng thái Cancelled, bấm nút Xóa.
Đối với lô hàng ở trạng thái Waiting process, bấm nút ba chấm > Xóa
Đối với lô hàng ở trạng thái Label generated, chỉ có thể thực hiện xóa bằng cách 1.
Hệ thống hiển thị thông báo xóa thành công.
Chỉ có thể thực hiện với lô hàng ở trạng thái Cancelled
Bước 1: Bấm nút Tùy chọn > Sao chép lô hàng.
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
Bước 1: Bấm nút Sao chép lô hàng
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
Bước 1: Bấm nút ba chấm > Sao chép lô hàng
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
All: Danh sách tất cả lô hàng
Waiting: Danh sách lô hàng có trạng thái Waiting process
Label generated: Danh sách lô hàng có trạng thái Label generated, Ready to ship
Delivering: Danh sách lô hàng có trạng thái Picked up, Delivering, Failed Delivery
Delivered: Danh sách lô hàng có trạng thái Delivered
Return: Danh sách lô hàng có trạng thái Returned, Returning
Cancelled: Danh sách lô hàng có trạng thái Cancelled
Mỗi đơn hàng ở trạng thái khác nhau sẽ có thể thực hiện các chức năng khác nhau. Các chức năng chính bao gồm:
Xem danh sách lô hàng
Chỉnh sửa lô hàng
Tạo vận đơn
In vận đơn
Cập nhật trạng thái lô hàng
Hủy/Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
Các chức năng: Tạo vận đơn, in vận đơn, cập nhật trạng thái lô hàng sẽ nằm trong tài liệu hướng dẫn riêng.
Mục lục
Xem danh sách lô hàng
Chỉnh sửa lô hàng
Hủy/Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
Các bước truy cập Shipment - Quản lý lô hàng
Bước 1: Truy cập ứng dụng Ship4P.
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn Shipment.
1. Xem danh sách lô hàng
Gồm có 4 mục chính:
Xem thông tin lô hàng
Xem nhanh
Xem chi tiết
Xem hành trình
1.1. Xem thông tin lô hàng
Định nghĩa các trạng thái của lô hàng
Waiting process: Lô hàng đang chờ xử lí - chưa được tạo vận đơn
Label generated: Lô hàng đã được tạo vận đơn
Ready to ship: Lô hàng sẵn sàng vận chuyển
Picked up: Lô hàng đã được đơn vị vận chuyển lấy
Delivering: Lô hàng đang được vận chuyển tới khách hàng
Delivered: Lô hàng đã được vận chuyển tới khách hàng
Returned: Lô hàng đã được hoàn
Returning: Lô hàng đang được hoàn
Failed Delivery: Lô hàng vận chuyển thất bại
Cancelled: Lô hàng đã bị hủy
Danh sách lô hàng sẽ bao gồm các thông tin:
Mã: Mã của lô hàng, bao gồm trạng thái lô hàng, mã tham chiếu lô hàng và mã tham chiếu lô hàng hoặc đơn hàng bên ứng dụng Commerce Layer (nếu có)
Vận chuyển đến: Địa chỉ vận chuyển lô hàng đến
Bưu kiện: Mã vận đơn của đơn vị vận chuyển, thông tin gói hàng (kích thước, cân nặng)
Giá cước vận chuyển: Thông tin đơn vị vận chuyển và giá cước
Tài khoản: Tài khoản liên kết với đơn vị vận chuyển
Mặt hàng: Thông tin sản phẩm trong lô hàng
Tổng thu: Phí COD
Tag: Các thẻ tag
Có thể thêm thẻ có sẵn hoặc bấm nút Tạo mới để thêm nhanh thẻ mới. Truy cập bài viết Cài đặt gắn thẻ để xem hướng dẫn cài đặt thẻ chi tiết.
Người dùng có thể thực hiện cấu hình các cột hiển thị trên danh sách
Bước 1: Chọn Xem thêm cột.
Bước 2: Chọn icon mắt để ẩn/hiện cột.
Hệ thống cập nhật giao diện mới.
Bấm nút Trở lại chế độ mặc định để quay về thiết lập ban đầu.
Người dùng có thể thực hiện kéo thả để thay đổi vị trí cột
Tìm kiếm lô hàng
Bước 1: Nhập từ khóa (mã lô hàng, mã theo dõi, tên người nhận, số điện thoại( vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.
Lọc lô hàng
Có 5 bộ lọc chính:
Kho vận chuyển: Lọc lô hàng theo kho
Chuyển phát nhanh: Lọc theo đơn vị vận chuyển
Tình trạng gói hàng: Lọc theo trạng thái
Ngày tạo lô hàng: Lọc theo ngày tạo
Thẻ: Lọc theo thẻ được gắn
Bấm nút Bộ lọc để xem các bộ lọc khác:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.
1.2. Xem nhanh
Có 2 cách xem nhanh:
Cách 1: Chọn dòng lô hàng (trừ cột bưu kiện, mặt hàng, tag)
Hệ thống hiển thị pop up xem nhanh.
Cách 2: Chọn nút tùy chọn.
Chọn Xem nhanh (hoặc Pick & Process). Hệ thống hiển thị pop up xem nhanh.
Đối với lô hàng ở mỗi trạng thái khác nhau thì màn xem nhanh có thể thực hiện các chức năng khác nhau
| Shipment Status | Action |
|---|---|
| Waiting process | Tạo & In nhãn, Hủy lô hàng, Chỉnh sửa gói hàng, Chỉnh sửa đơn vị vận chuyển |
| Labels generated | In mã theo dõi, Xác nhận Picked Up, Sao chép lô hàng |
| Picked up, Delivering | In mã theo dõi, Xác nhận đã giao đến khách hàng, Sao chép lô hàng |
| Delivered, Returned, Returning, Failed Delivery, Cancelled | In mã theo dõi, Xem hành trình, Sao chép lô hàng |
Hướng dẫn thực hiện các chức năng trên màn xem nhanh:
Tạo & In nhãn
Hủy lô hàng
Chỉnh sửa gói hàng
Bước 1: Chọn gói hàng muốn chỉnh sửa thông tin.
Bước 2: Người dùng thực hiện chỉnh sửa thông tin và bấm nút Save để cập nhật thông tin.
Chỉnh sửa đơn vị vận chuyển
Bước 1: Đối với lô hàng chưa thiết lập đơn vị vận chuyển, bấm nút Chọn hãng vận chuyển
Đối với lô hàng đã thiết lập đơn vị vận chuyển, bấm nút Chọn nhà cung cấp dịch vụ khác
Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển.
In mã theo dõi
Bước 1: Bấm icon bên cạnh mã theo dõi.
Hệ thống hiển thị bản xem trước.
Xác nhận Picked Up
Bước 1: Bấm nút Confirm Picked Up.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút xác nhận.
Hệ thống chuyển trạng thái lô hàng sang Picked Up.
Xác nhận đã giao đến khách hàng
Bước 1: Bấm nút Xác nhận đã giao.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng
Hệ thống chuyển trạng thái lô hàng sang Delivered
Sao chép lô hàng
Xem hành trình
1.3. Xem chi tiết
Bước 1: Bấm nút Tùy chọn > Xem chi tiết
Hệ thống hiển thị màn thông tin chi tiết lô hàng.
Thông tin chi tiết gồm có:
Thông tin người gửi
Thông tin người nhận
Thông tin vận chuyển
Thông tin mặt hàng
Thông tin gói hàng
Thông tin tính toán
Thông tin hoạt động
Thông tin thanh toán
Các chức năng có thể thực hiện trên màn chi tiết:
In vận đơn/hóa đơn
Xem hành trình
Hủy lô hàng
Xóa lô hàng
Sao chép lô hàng
1.4. Xem hành trình
Cần cài đặt webhook để xem hành trình vận chuyển của lô hàng
Sao chép liên kết webhook và dán vào màn hình cài đặt tương ứng của từng hãng vận chuyển để cài đặt webhook. Cần 1-3 ngày để xác nhận với hãng vận chuyển
Đối với lô hàng có nhiều mã vận đơn, có thể chuyển tab để theo dõi hành trình giao hàng cụ thể của từng kiện hàng.
Cách 1: Xem hành trình bằng cách truy cập màn xem nhanh
Bước 1: Bấm nút Hành trình lô hàng
Hệ thống hiển thị hành trình lô hàng.
Cách 2: Xem hành trình bằng cách truy cập màn chi tiết
Bước 1: Bấm nút Hành trình lô hàng
Hệ thống hiển thị hành trình lô hàng.
Cách 3: Xem hành trình bằng cách truy cập màn danh sách lô hàng
Bước 1: Chọn Tùy chọn > Xem hành trình.
Hệ thống hiển thị hành tình lô hàng.
2. Chỉnh sửa lô hàng
Chỉ có thể chỉnh sửa lô hàng ở trạng thái Waiting process, kể từ khi đơn hàng được tạo vận đơn không thể thực hiện chỉnh sửa.
Bước 1: Chọn nút Tùy chọn > Chỉnh sửa
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn thông tin, người dùng thực hiện chỉnh sửa các thông tin.
Bước 3: Bấm nút Update Shipment để cập nhật thông tin mới.
3. Hủy/Xóa lô hàng
3.1. Hủy lô hàng
Có 3 cách hủy lô hàng:
Cách 1: Hủy lô hàng bằng cách truy cập màn xem nhanh
Bước 1: Trên màn xem nhanh, người dùng bấm nút Hủy
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng.
Hệ thống đổi trạng thái lô hàng thành Cancelled.
Cách 2: Hủy lô hàng bằng cách truy cập màn danh sách lô hàng
Bước 1: Trên màn hình danh sách lô hàng, bấm nút Tùy chọn > Hủy.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Đúng.
Hệ thống thông báo hủy thành công và thay đổi trạng thái của lô hàng sang Cancelled.
Cách 3: Hủy lô hàng bằng cách truy cập màn chi tiết
Bước 1: Trên màn chi tiết, bấm nút ba chấm > Hủy.
Hệ thống thông báo hủy thành công và chuyển trạng thái lô hàng sang Cancelled
3.2. Xóa lô hàng
Chỉ có thể xóa lô hàng ở trạng thái Waiting process, Label generated, Cancelled
Khi xóa lô hàng, chỉ xóa lô hàng khỏi danh sách lô hàng trên hệ thống Ichiba, nếu mã vận đơn đã được tạo lô hàng vẫn còn bên hệ thống của đơn vị vận chuyển.
Khuyến khích sử dụng hủy lô hàng thay vì xóa lô hàng.
Có 2 cách để xóa lô hàng:
Cách 1: Xóa lô hàng bằng cách truy cập màn danh sách lô hàng
Bước 1: Trên màn danh sách lô hàng, chọn Tùy chọn > Xóa.
Hệ thống xóa lô hàng khỏi danh sách.
Cách 2: Xóa lô hàng bằng cách truy cập màn chi tiết
Bước 1:
Đối với lô hàng ở trạng thái Cancelled, bấm nút Xóa.
Đối với lô hàng ở trạng thái Waiting process, bấm nút ba chấm > Xóa
Đối với lô hàng ở trạng thái Label generated, chỉ có thể thực hiện xóa bằng cách 1.
Hệ thống hiển thị thông báo xóa thành công.
4. Sao chép lô hàng
Cách 1: Sao chép lô hàng bằng cách truy cập màn danh sách lô hàng
Chỉ có thể thực hiện với lô hàng ở trạng thái Cancelled
Bước 1: Bấm nút Tùy chọn > Sao chép lô hàng.
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
Cách 2: Sao chép lô hàng bằng cách truy cập màn xem nhanh
Bước 1: Bấm nút Sao chép lô hàng
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
Cách 3: Sao chép lô hàng bằng cách truy cập màn chi tiết
Bước 1: Bấm nút ba chấm > Sao chép lô hàng
Hệ thống hiển thị màn tương tự tạo lô hàng với thông tin địa chỉ, mặt hàng, bưu kiện được tự động điền giống với lô hàng được sao chép.
Cập nhật vào: 30/08/2024
Cảm ơn!