Tạo lô hàng & vận đơn
Tài liệu này sẽ hướng dẫn người dùng các bước tạo lô hàng và vận đơn trên ứng dụng Ship4P.
Tạo lô hàng
Địa chỉ
Mặt hàng
Bưu kiện
Hãng vận chuyển
Tạo vận đơn
Bước 1: Truy cập ứng dụng Ship4P.
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn mục Shipment.
Bước 1: Trên màn hình quản lý shipment, bấm nút Create Shipment.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo shipment. Người dùng nhập các thông tin.
Bước 3: Sau khi hoàn thiện các thông tin, người dùng
Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin lô hàng.
Khi đó chưa được tạo vận đơn và sẽ có trạng thái Waiting process.
Bấm nút Create shipment để lưu lại thông tin lô hàng. Thông tin shipment được gửi sang đơn vị vận chuyển được chọn.
Khi thông tin shipment được gửi thành công, shipment sẽ có trạng thái Label Generated.
Nếu chưa được gửi thành công, shipment sẽ có trạng thái Waiting process.
Có 4 mục thông tin chính:
Địa chỉ
Mặt hàng
Bưu kiện
Hãng vận chuyển
Bước 1: Chọn địa chỉ gửi
Bấm vào thanh tìm kiếm để nhập từ khóa tìm kiếm địa chỉ hoặc chọn địa chỉ từ danh sách.
Bước 2: Chọn địa chỉ nhận
Bấm vào thanh tìm kiếm để nhập từ khóa tìm kiếm địa chỉ hoặc chọn địa chỉ từ danh sách.
Ngoài cách chọn các địa chỉ có sẵn, người dùng có thể thực hiện thêm mới địa chỉ.
Bước 1: Bấm nút Thêm mới
Bước 2: Chọn loại địa chỉ thêm mới.
Đối với địa chỉ gửi: Chọn thêm mới địa chỉ người gửi hoặc thêm mới địa chỉ kho
Đối với địa chỉ nhận: Chọn thêm mới khách vãng lai hoặc thêm khách hàng mới
Bước 3: Nhập thông tin.
Đối với trường hợp chọn địa chỉ người gửi
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên người gửi (bắt buộc): Nhập tên người gửi
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại người gửi
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách
- Huyện (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Đối với trường hợp chọn địa chỉ kho
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Market (bắt buộc): Chọn thị trường từ danh sách, có thể chọn nhiều thị trường
- Tên kho hàng (bắt buộc): Nhập tên kho hàng
- Mã kho hàng (bắt buộc): Nhập mã kho hàng
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tình/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
- Tên liên lạc (bắt buộc): Nhập tên liên lạc
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại
Đối với trường hợp chọn khách vãng lai
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên người nhận (bắt buộc): Nhập tên người nhận
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia từ danh sách
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Đối với trường hợp chọn khách hàng mới
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên khách hàng: Nhập tên khách hàng
- Giới tính: Chọn giới tính
- Số điện thoại: Nhập số điện thoại, có thể gửi mã kích hoạt cho khách hàng
- Tên người nhận (bắt buộc): Nhập tên người nhận
- Số điện thoại người nhận (bắt buộc): Nhập số điện thoại người nhận
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia từ danh sách
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn phường/xã trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Bước 4: Sau khi hoàn tất nhập thông tin, bấm nút Lưu để lưu lại thông tin và cập nhật lên địa chỉ gửi/địa chỉ nhận.
Sau khi chọn địa chỉ gửi và địa chỉ nhận người dùng vẫn có thể thực hiện chỉnh sửa thông tin địa chỉ nếu cần.
Bước 1: Bấm nút Chỉnh sửa để chỉnh sửa thông tin.
Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa thông tin.
Bước 3: Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa.
Nhập thông tin sản phẩm.
IMG: Đăng tải ảnh sản phẩm, kích thước ảnh nhỏ nhất là 600x600 pixel, chất lượng ảnh tối đa là 3MB
OrderID: Nhập mã đơn hàng
Tên sản phẩm (bắt buộc): Nhập tên sản phẩm
Đơn giá (bắt buộc): Nhập đơn giá
Số lượng (bắt buộc): Nhập số lượng
Nguồn gốc: Chọn nguồn gốc của sản phẩm
Nếu địa chỉ gửi và địa chỉ nhận cùng 1 quốc gia thì mục Nguồn gốc không bắt buộc
Nếu địa chỉ gửi và địa chỉ nhận khác quốc gia thì mục Nguồn gốc bắt buộc
Nhập thông tin gói hàng.
Kích thước (bắt buộc): Chọn loại gói hàng hoặc nhập kích thước tùy chỉnh
Trọng lượng (bắt buộc): Nhập trọng lượng gói hàng, nên nhập trọng lượng sau khi đóng gói vì nếu bên vận chuyển cân lại mà số cân bị vượt quá trọng lượng khai báo sẽ phát sinh thêm phí
COD (bắt buộc): Nhập số tiền bên vận chuyển sẽ thu hộ
Giá trị gói hàng (bắt buộc): Nhập giá trị gói hàng
Bước 1: Sau khi hoàn tất nhập thông tin địa chỉ, mặt hàng và bưu kiện bấm nút ước tính.
Trường hợp người dùng chưa liên kết với đơn vị vận chuyển nào, người dùng bấm Kết nối hãng vận chuyển để thực hiện kết nối.
Hệ thống thực hiện tính toán chi phí vận chuyển dự kiến cho các các đơn vị vận chuyển đã kết nối với Ship4P.
Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin vận chuyển. Người dùng thực hiện nhập các thông tin.
Thông tin vận chuyện tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển
Ví dụ: Mẫu thông tin vận chuyển của một số đơn vị vận chuyển
Dịch vụ: Chọn loại dịch vụ vận chuyển
Người nhận hàng trả phí vận chuyển?: Tick vào ô nếu người nhận hàng trả phí vận chuyển, không tick thì người bán trả phí vận chuyển
Phương thức lấy hàng: Chọn phương thức lấy hàng (Đơn vị vận chuyển tới kho lấy hoặc người bán gửi tới bưu cục của đơn vị vận chuyển)
Dịch vụ cộng thêm: Chọn dịch vụ thêm, giá vận chuyển sẽ bao gồm thêm giá dịch vụ được chọn
Broken:
Thời gian giao hàng: Chọn thời gian giao hàng
Yêu cầu giao hàng
Dịch vụ: Chọn loại dịch vụ vận chuyển
Người nhận hàng trả phí vận chuyển?: Tick vào ô nếu người nhận hàng trả phí vận chuyển, không tick thì người bán trả phí vận chuyển
Phương thức lấy hàng: Chọn phương thức lấy hàng (Đơn vị vận chuyển tới kho lấy hoặc người bán gửi tới bưu cục của đơn vị vận chuyển)
Dịch vụ cộng thêm: Chọn dịch vụ thêm, giá vận chuyển sẽ bao gồm thêm giá dịch vụ được chọn
Lưu ý cho shipper: Nhập lưu ý cho shipper
Có thể tạo vận đơn cho các lô hàng trong trạng thái Waiting process
Cách 1: Mở menu tùy chọn
Bước 1: Trên màn hình quản lý lô hàng, bấm nút Tùy chọn tại cột Hành động.
Bước 2: Chọn Tạo vận đơn.
Hệ thống thông báo shipment đang được tạo nhãn. Sau khi bên vận chuyển xác nhận tạo vận đơn thành công, trạng thái lô hàng sẽ được chuyển từ Waiting process -> Label Generated
Cách 2: Mở pop up xem nhanh
Bước 1: Chọn dòng shipment để mở pop up xem nhanh (trừ cột bưu kiện, mặt hầng, tag)
Bước 2: Bấm nút Tạo & In nhãn
Hệ thống cập nhật trạng thái Waiting process -> Label Generated.
Có thể đồng thời tạo vận đơn cho nhiều lô hàng
Bước 1: Tick vào ô đầu tiên trên dòng lô hàng để chọn lô hàng
Bước 2: Bấm nút Tạo vận đơn
Hệ thống thông báo gửi yêu cầu tạo vận đơn thành công.
Nếu trong các lô hàng đã chọn có lô hàng khác không ở trạng thái Waiting process, hệ thống không hiển thị nút Tạo vận đơn
Mục lục
Tạo lô hàng
Địa chỉ
Mặt hàng
Bưu kiện
Hãng vận chuyển
Tạo vận đơn
Các bước truy cập Shipment - Quản lý vận chuyển
Bước 1: Truy cập ứng dụng Ship4P.
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn mục Shipment.
Tạo lô hàng
Bước 1: Trên màn hình quản lý shipment, bấm nút Create Shipment.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo shipment. Người dùng nhập các thông tin.
Bước 3: Sau khi hoàn thiện các thông tin, người dùng
Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin lô hàng.
Khi đó chưa được tạo vận đơn và sẽ có trạng thái Waiting process.
Bấm nút Create shipment để lưu lại thông tin lô hàng. Thông tin shipment được gửi sang đơn vị vận chuyển được chọn.
Khi thông tin shipment được gửi thành công, shipment sẽ có trạng thái Label Generated.
Nếu chưa được gửi thành công, shipment sẽ có trạng thái Waiting process.
Chi tiết nhập thông tin
Có 4 mục thông tin chính:
Địa chỉ
Mặt hàng
Bưu kiện
Hãng vận chuyển
1. Địa chỉ
1.1. Chọn địa chỉ
Bước 1: Chọn địa chỉ gửi
Bấm vào thanh tìm kiếm để nhập từ khóa tìm kiếm địa chỉ hoặc chọn địa chỉ từ danh sách.
Bước 2: Chọn địa chỉ nhận
Bấm vào thanh tìm kiếm để nhập từ khóa tìm kiếm địa chỉ hoặc chọn địa chỉ từ danh sách.
1.2. Thêm địa chỉ
Ngoài cách chọn các địa chỉ có sẵn, người dùng có thể thực hiện thêm mới địa chỉ.
Bước 1: Bấm nút Thêm mới
Bước 2: Chọn loại địa chỉ thêm mới.
Đối với địa chỉ gửi: Chọn thêm mới địa chỉ người gửi hoặc thêm mới địa chỉ kho
Đối với địa chỉ nhận: Chọn thêm mới khách vãng lai hoặc thêm khách hàng mới
Bước 3: Nhập thông tin.
Đối với trường hợp chọn địa chỉ người gửi
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên người gửi (bắt buộc): Nhập tên người gửi
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại người gửi
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách
- Huyện (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Đối với trường hợp chọn địa chỉ kho
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Market (bắt buộc): Chọn thị trường từ danh sách, có thể chọn nhiều thị trường
- Tên kho hàng (bắt buộc): Nhập tên kho hàng
- Mã kho hàng (bắt buộc): Nhập mã kho hàng
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tình/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
- Tên liên lạc (bắt buộc): Nhập tên liên lạc
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại
Đối với trường hợp chọn khách vãng lai
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên người nhận (bắt buộc): Nhập tên người nhận
- Số điện thoại (bắt buộc): Nhập số điện thoại
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia từ danh sách
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn huyện trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Đối với trường hợp chọn khách hàng mới
Các thông tin cần nhập bao gồm:
- Tên khách hàng: Nhập tên khách hàng
- Giới tính: Chọn giới tính
- Số điện thoại: Nhập số điện thoại, có thể gửi mã kích hoạt cho khách hàng
- Tên người nhận (bắt buộc): Nhập tên người nhận
- Số điện thoại người nhận (bắt buộc): Nhập số điện thoại người nhận
- Quốc gia (bắt buộc): Chọn quốc gia từ danh sách
- Mã bưu điện (tùy chọn): Nhập mã bưu điện
- Tỉnh/thành phố (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn quốc gia trước
- Huyện (bắt buộc): Chọn từ danh sách, cần chọn tỉnh/thành phố trước
- Phường/xã (tùy chọn): Chọn từ danh sách, cần chọn phường/xã trước
- Địa chỉ chi tiết (bắt buộc): Nhập địa chỉ chi tiết
Bước 4: Sau khi hoàn tất nhập thông tin, bấm nút Lưu để lưu lại thông tin và cập nhật lên địa chỉ gửi/địa chỉ nhận.
1.3. Chỉnh sửa địa chỉ
Sau khi chọn địa chỉ gửi và địa chỉ nhận người dùng vẫn có thể thực hiện chỉnh sửa thông tin địa chỉ nếu cần.
Bước 1: Bấm nút Chỉnh sửa để chỉnh sửa thông tin.
Bước 2: Thực hiện chỉnh sửa thông tin.
Bước 3: Bấm nút Lưu để lưu lại thông tin đã chỉnh sửa.
2. Mặt hàng
Nhập thông tin sản phẩm.
IMG: Đăng tải ảnh sản phẩm, kích thước ảnh nhỏ nhất là 600x600 pixel, chất lượng ảnh tối đa là 3MB
OrderID: Nhập mã đơn hàng
Tên sản phẩm (bắt buộc): Nhập tên sản phẩm
Đơn giá (bắt buộc): Nhập đơn giá
Số lượng (bắt buộc): Nhập số lượng
Nguồn gốc: Chọn nguồn gốc của sản phẩm
Nếu địa chỉ gửi và địa chỉ nhận cùng 1 quốc gia thì mục Nguồn gốc không bắt buộc
Nếu địa chỉ gửi và địa chỉ nhận khác quốc gia thì mục Nguồn gốc bắt buộc
3. Bưu kiện
Nhập thông tin gói hàng.
Kích thước (bắt buộc): Chọn loại gói hàng hoặc nhập kích thước tùy chỉnh
Trọng lượng (bắt buộc): Nhập trọng lượng gói hàng, nên nhập trọng lượng sau khi đóng gói vì nếu bên vận chuyển cân lại mà số cân bị vượt quá trọng lượng khai báo sẽ phát sinh thêm phí
COD (bắt buộc): Nhập số tiền bên vận chuyển sẽ thu hộ
Giá trị gói hàng (bắt buộc): Nhập giá trị gói hàng
4. Hãng vận chuyển
Bước 1: Sau khi hoàn tất nhập thông tin địa chỉ, mặt hàng và bưu kiện bấm nút ước tính.
Trường hợp người dùng chưa liên kết với đơn vị vận chuyển nào, người dùng bấm Kết nối hãng vận chuyển để thực hiện kết nối.
Hệ thống thực hiện tính toán chi phí vận chuyển dự kiến cho các các đơn vị vận chuyển đã kết nối với Ship4P.
Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin vận chuyển. Người dùng thực hiện nhập các thông tin.
Thông tin vận chuyện tùy thuộc vào đơn vị vận chuyển
Ví dụ: Mẫu thông tin vận chuyển của một số đơn vị vận chuyển
VNPost Viet Nam
Dịch vụ: Chọn loại dịch vụ vận chuyển
Người nhận hàng trả phí vận chuyển?: Tick vào ô nếu người nhận hàng trả phí vận chuyển, không tick thì người bán trả phí vận chuyển
Phương thức lấy hàng: Chọn phương thức lấy hàng (Đơn vị vận chuyển tới kho lấy hoặc người bán gửi tới bưu cục của đơn vị vận chuyển)
Dịch vụ cộng thêm: Chọn dịch vụ thêm, giá vận chuyển sẽ bao gồm thêm giá dịch vụ được chọn
Broken:
Thời gian giao hàng: Chọn thời gian giao hàng
Yêu cầu giao hàng
Giao hàng tiết kiệm
Dịch vụ: Chọn loại dịch vụ vận chuyển
Người nhận hàng trả phí vận chuyển?: Tick vào ô nếu người nhận hàng trả phí vận chuyển, không tick thì người bán trả phí vận chuyển
Phương thức lấy hàng: Chọn phương thức lấy hàng (Đơn vị vận chuyển tới kho lấy hoặc người bán gửi tới bưu cục của đơn vị vận chuyển)
Dịch vụ cộng thêm: Chọn dịch vụ thêm, giá vận chuyển sẽ bao gồm thêm giá dịch vụ được chọn
Lưu ý cho shipper: Nhập lưu ý cho shipper
Tạo vận đơn
Có thể tạo vận đơn cho các lô hàng trong trạng thái Waiting process
Cách 1: Mở menu tùy chọn
Bước 1: Trên màn hình quản lý lô hàng, bấm nút Tùy chọn tại cột Hành động.
Bước 2: Chọn Tạo vận đơn.
Hệ thống thông báo shipment đang được tạo nhãn. Sau khi bên vận chuyển xác nhận tạo vận đơn thành công, trạng thái lô hàng sẽ được chuyển từ Waiting process -> Label Generated
Cách 2: Mở pop up xem nhanh
Bước 1: Chọn dòng shipment để mở pop up xem nhanh (trừ cột bưu kiện, mặt hầng, tag)
Bước 2: Bấm nút Tạo & In nhãn
Hệ thống cập nhật trạng thái Waiting process -> Label Generated.
Có thể đồng thời tạo vận đơn cho nhiều lô hàng
Bước 1: Tick vào ô đầu tiên trên dòng lô hàng để chọn lô hàng
Bước 2: Bấm nút Tạo vận đơn
Hệ thống thông báo gửi yêu cầu tạo vận đơn thành công.
Nếu trong các lô hàng đã chọn có lô hàng khác không ở trạng thái Waiting process, hệ thống không hiển thị nút Tạo vận đơn
Cập nhật vào: 30/08/2024
Cảm ơn!