Quản lý đơn hàng đã mua

Mục lục

Tổng quan
Xem danh sách đơn hàng đã mua
2.1. Tìm kiếm đơn hàng
2.2. Lọc đơn hàng
2.3. Xem chi tiết đơn hàng
2.4. Xuất danh sách đơn hàng dưới dạng excel
Chỉnh sửa thông tin đơn hàng
Tạo gói hàng để nhập kho
Tách đơn
Hủy đơn hàng

1. Tổng quan

Danh sách đơn hàng nằm trong mục Purchased - Đã mua hàng bao gồm những đơn hàng được nhân viên mua thành công.

Các bước truy cập Purchased - Đã mua hàng

Bước 1: Truy cập ứng dụng Smart Cross-border .
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn Purchase > Purchased.

2. Xem danh sách đơn hàng đã mua

Các chức năng chính:
Tìm kiếm đơn hàng
Lọc đơn hàng
Xem chi tiết đơn hàng
Xuất danh sách đơn hàng dưới dạng excel

Danh sách đơn hàng đã mua gồm có các thông tin:
Sale order ID: Mã đơn hàng, thời gian đơn hàng được chuyển sang trạng thái Purchase, người bán
Item: Thông tin sản phẩm
Total origin price (included tax): Tổng giá trị đơn hàng bao gồm thuế
Total quantity: Số lượng sản phẩm
Domestic shipping fee: Giá vận chuyển nội địa
Shipping method: Phương thức vận chuyển
Warehouse: Kho
Reference ID: Mã tham chiếu - mã vận đơn vận chuyển nội địa (về kho đã nhập) mà cửa hàng trả về. Mã này được dùng để theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ shop đến kho nội địa (tại quốc gia xuất phát).
Purchase staff: Nhân viên mua hàng
Source money: Nguồn tiền
Order ID (ref): Mã đơn hàng được tạo ra bởi sàn gốc
Upload documents: Các chứng từ của đơn hàng.
Note: Ghi chú
Customer: Hiển thị tên và mã khách hàng
SLA: Thời gian SLA xử lý đơn hàng từ Awaiting purchase sang Purchased. Nếu đơn hàng bị quá hạn SLA, hệ thống sẽ hiển thị số ngày quá hạn với chữ đỏ.

Bid account: Tài khoản đấu giá

2.1. Tìm kiếm đơn hàng

Bước 1: Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm. Các từ khóa có thể tìm kiếm: Order ID, item name, customer name, customer code, seller - người bán, order (ref - Mã đơn hàng được tạo ra bởi sàn gốc)

Hệ thống hiển thị đơn hàng khớp với từ khóa.

2.2. Lọc đơn hàng

Có 3 bộ lọc chính:

Warehouse: Lọc theo kho hàng
Source: Lọc theo nguồn hàng
Purchase staff: Lọc theo nhân viên mua hàng

Các bộ lọc khác:
Chọn More Filter để xem thêm các bộ lọc khác bao gồm:

Origin COD: Lọc theo phí vận chuyển nội địa (có phí/không có phí)
Account bidding: Lọc theo tài khoản đấu giá
Status: Lọc theo trạng thái gồm Purchased, Package created, In storage.
Date: Lọc theo ngày đơn hàng được chuyển sang trạng thái Purchase.

Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc.
Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng

Người dùng có thể ẩn hoặc hiển thị một số cột bằng cách chọn More column.

Tick vào ô để ẩn hoặc hiển thị cột.

2.3. Xem chi tiết đơn hàng

Bước 1: Chọn nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Bấm nút View Details.

Hệ thống hiển thị thông tin chi tiết của đơn hàng, người dùng có thể xem các thông tin:

Order info - Thông tin chung: Gồm mã đơn hàng, kho, phương thức vận chuyển, người bán, khách hàng, nhân viên mua hàng, tài khoản đấu giá, phương án vận chuyển, ngày tạo đơn.
Receivable info - Thông tin các phí thu từ khách hàng
Payable info: Thông tin các phí đã thanh toán cho đơn hàng.
Item list details - Danh sách sản phẩm trong đơn hàng: Gồm thông tin của các sản phẩm trong đơn hàng bao gồm: Tên sản phẩm, danh mục, xuất xứ, giá gốc, số lượng, tỷ giá, giá thị trường và tổng giá trị
Activity Logs - Nhật kí hoạt động: Các hoạt động tác động đến đơn hàng

Order notes: Ghi chú đơn hàng
Documents: Các chứng từ của đơn hàng

2.4. Xuất danh sách đơn hàng dưới dạng excel

Bước 1: bấm nút Export Excel

Hệ thống sẽ tải file excel danh sách đơn hàng về máy.

3. Chỉnh sửa thông tin đơn hàng

Người dùng có thể chỉnh sửa thông tin đơn hàng ngay trên danh sách đơn hàng. Các thông tin có thể chỉnh sửa:
Mã số thuế
Phí vận chuyển nội địa
Kho
Mã tham chiếu
Chứng từ
Ghi chú

Chỉnh sửa mã số thuế

Bước 1: Chọn icon bút bên cạnh tên người bán.

Bước 2: Nhập mã số thuế
Bước 3: Chọn ✔️ để lưu hoặc ❌ để hủy thông tin chỉnh sửa.

Sau khi chọn ✔️, hệ thống cập nhật mã số thuế bên cạnh tên người bán.

Chỉnh sửa phí vận chuyển nội địa

Bước 1: Bấm vào ô giá trị để chỉnh sửa phí vận chuyển.

Bước 2: Chỉnh sửa phí vận chuyển.
Bước 3: Chọn ✔️ để lưu hoặc ❌ để hủy thông tin chỉnh sửa.

Sau khi chọn ✔️, hệ thống cập nhật thông tin trên danh sách.

Chỉnh sửa kho

Bước 1: Chọn ô ở mục Warehouse để mở danh sách kho.

Bước 2: Chọn kho muốn đổi.

Hệ thống cập nhật trên danh sách.

Chỉnh sửa mã tham chiếu

Bước 1: Nhập mã tham chiếu vào ô giá trị tại cột Reference ID.

Bước 2: Chọn ✔️ để lưu mã tham chiếu.

Hệ thống thêm mã tham chiếu và thêm 2 nút mới: Dấu ➕ để thêm mã tham chiếu và dấu ❌ để xóa mã tham chiếu.

Chỉnh sửa chứng từ

Bước 1: Chọn icon upload.

Bước 2: Chọn file từ máy.
Đăng tải chứng từ thành công, chọn Close để đóng hoặc bấm icon ❌ để xóa chứng từ.

Hệ thống cập nhật chứng từ lên danh sách.

Chỉnh sửa ghi chú

Bước 1: Bấm vào ô tại cột ghi chú.

Bước 2: Chỉnh sửa ghi chú cho đơn hàng.
Hệ thống cập nhật lên danh sách.

4. Tạo gói hàng để nhập kho

Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lý đơn hàng đã mua, bấm nút Create package.

Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, bấm nút Confirm để xác nhận tạo gói hàng.

Chú ý: Cần nhập Reference ID (mã tham chiếu) để tạo gói hàng.
Gói hàng đã được tạo và chuyển sang trạng thái Created . Hệ thống thêm gói hàng vào danh sách gói hàng được tạo - Package Created trong mục Fulfillment .

5. Tách đơn

Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lý mua hộ, bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn Split Sale Order.

Hệ thống hiển thị pop up tách đơn.

Bước 3: Thực hiện kéo thả để tách đơn

Hệ thống sẽ hiển thị pop up form để xác nhận số lượng sản phẩm tách từ sản phẩm gốc sang đơn thứ 2.

Bước 4: Bấm Confirm trên popup form để xác nhận tách đơn.
Hệ thống hoàn tất tách thành 2 đơn.

Nếu người dùng muốn tách thành nhiều đơn nữa, người dùng có thể bấm nút Add order để thêm đơn hàng tách chứa sản phẩm tách ra và thực hiện lại bước 2, bước 3 để tách đơn hàng.

Để xóa đơn tách tick ô bên cạnh tên đơn và chọn Delete.

Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận và chọn đơn hàng để chuyển sản phẩm.

Bấm Confirm để xác nhận xóa.

Bước 5: Bấm nút Confirm để hoàn tất tách đơn.

Hệ thống thông báo tách đơn thành công.

Hệ thống chuyển trạng thái đơn hàng gốc bị tách ra từ Purchased → Cancelled.

Đơn mới được tạo ra từ thao tác tách đơn nằm trong phần Await confirmation của ứng dụng Commerce Layer.

Note: Đối với nguồn hàng Zozo Town, khi tách đơn được chỉnh sửa số lượng hệ thống sẽ thêm đơn có số lượng được thanh toán trước đó lên danh sách đơn đã mua - Purchased và chuyển đơn có số lượng chưa được thanh toán sang màn Await confirmation của ứng dụng Commerce Layer.
Ví dụ: Với đơn hàng này ban đầu đã xác nhận khách hàng thanh toán 1 sản phẩm. Sau khi thêm 1 sản phẩm và tách thành 2 đơn, hệ thống giữ lại 1 đơn trong màn Purchased.

Chuyển đơn còn lại chưa được thanh toán sang màn Await confirmation.

6. Hủy đơn hàng

Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lý mua hộ, bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn Cancel

Hệ thống hiển thị form thông tin hủy gồm có:
Reason: chọn lí do hủy từ danh sách

Description: Mô tả chi tiết lí do hủy
Chú ý: Nếu lí do hủy là do khách hàng yêu cầu, sẽ thêm mục phí hủy đã được cài đặt trước đó.

Bước 3: Bấm nút Confirm để xác nhận hủy đơn.

Trạng thái đơn hàng chuyển từ Purchased → Cancelled. Hệ thống xóa đơn hàng khỏi danh sách Purchased

Chuyển đơn hàng tới danh sách Cancelled PO

Cập nhật vào: 07/10/2024