Quản lý gói hàng được tạo
Mục lục
Tổng quan
1.1. Tính năng Fulfillment - Quản lý gói hàng
1.2. Quản lý gói hàng được tạo
Danh sách Package Created
2.1. Package ID
2.2. Sale Order ID
2.3. Warehouse
2.4. Customer
2.5. Reference ID
2.6. Item
2.7. Dimension
2.8. Package Service
2.9. Additional fee
2.10. Type
2.11. Shipping method
2.12. Proxy COD
Các thao tác với Package Created
3.1. Tìm kiếm & Lọc package
3.2. Xem chi tiết package
3.3. Chỉnh sửa package
3.4. In nhãn dán cho package
3.5. Sort & QC
3.6. Export danh sách package
3.7. Xoá package
3.8. Chuyển trạng thái cho gói hàng
1. Tổng quan
1.1. Tính năng Fulfillment - Quản lý gói hàng
Mục Fulfillment - Quản lý gói hàng giúp quản lý và khai thác xử lý các gói hàng (package) từ khi hàng được nhập về kho cho đến khi sẵn sàng vận chuyển. Tính năng này giúp người bán có thể thiết lập các tùy chọn đóng gói để đáp ứng các thông số kỹ thuật đa dạng của sản phẩm và sở thích của khách hàng. Ngoài ra quá trình này cũng đảm bảo tuân thủ các quy định đóng gói quốc tế để tránh sự cố khi thông quan.
Quy trình hoàn tất đơn hàng (fulfillment)
Bước 1: Sau khi đơn hàng (order) đã được xử lý ở luồng Xử lý mua hộ - Purchase, hàng sẽ được đi vào luồng Fulfillment. Đơn hàng được tạo thành gói hàng (package) và nằm trong trang Package Created - Quản lý gói hàng được tạo.
Bước 2: Khi gói hàng đã về kho, người quản trị xác nhận đã nhập kho (Confirm in storage). Gói hàng sẽ được chuyển đến trang In Storage - Quản lý hàng về kho.
Bước 3: Khi các gói hàng đã có đầy đủ thông tin cần thiết và đạt điều kiện để sẵn sàng vận chuyển, người vận chuyển cập nhật trạng thái Ready to ship. Gói hàng sẽ được chuyển đến trang Ready To Ship - Quản lý gói hàng sẵn sàng vận chuyển.
Bước 4: Hệ thống sẽ tự động gợi ý các gói hàng có các tiêu chí tương đồng để tạo thành một lô hàng vận chuyển, giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian đóng gói. Khi người quản trị tạo vận đơn (Create shipment), tức hoàn tất quá trình xử lý hàng tại kho, lô hàng sẽ được di chuyển đến luồng Shipment.
Ngoài ra, người quản trị có thể thực hiện tạo thủ công gói hàng với những trường hợp đơn hàng không phải là đơn mua hộ. Thao tác này được thực hiện ở trang Create Package - Tạo gói hàng, gói hàng được tạo thủ công này cũng sẽ xuất hiện ở trang Package Created - Quản lý gói hàng được tạo và có quy trình xử lý giống như đơn hàng mua hộ.
1.2. Quản lý gói hàng được tạo
Trang Create Package - Quản lý gói hàng được tạo giúp người quản trị theo dõi và cài đặt thông tin của các gói hàng đã được tạo thành công và sẵn sàng khai thác. Người quản trị có thể xem chi tiết và thực hiện các hành động cho gói hàng như chỉnh sửa, in nhãn dán, xuất file excel, thay đổi trạng thái…
Các nội dung chính:
Danh sách Package Created
Các thao tác với Package Created
Các bước truy cập Create Package - Quản lý gói hàng được tạo:
Bước 1: Sau khi truy cập vào ứng dụng Ichiba Smart Cross-border của workspace cần cài đặt, chọn mục Fulfillment.
Bước 2: Hệ thống hiển thị trang Fulfillment, chọn Package Created để vào trang Quản lý đơn hàng được tạo.
2. Danh sách Package Created
Tại trang quản lý Package Created, danh sách các gói hàng đang ở trạng thái tạo thành công cùng dữ liệu chi tiết sẽ được hiển thị. Phần dưới đây sẽ giải thích cho người quản trị ý nghĩa các trường thông tin của bảng.
Các nội dung chính:
Package ID
Sale Order ID
Warehouse
Customer
Reference ID
Item
Dimension
Package Service
Additional fee
Type
Shipping method
Proxy COD
2.1. Package ID
Đây là cột Mã định danh của gói hàng, bao gồm các thông tin:
Trạng thái: Created → được tạo thành công
Mã định danh: Mã định danh duy nhất để phân biệt các gói hàng
Thời gian: Thời điểm gói hàng được tạo thành công
Thao tác có thể thực hiện:
Copy mã số này bằng cách ấn vào biểu tượng sao chép bên cạnh mã số
Khi click vào mã có thể di chuyển đến trang chi tiết của gói hàng
2.2. Sale Order ID
Cột Sale Order ID hiển thị mã định danh duy nhất của từng đơn hàng bán (Sale Order) được liên kết với gói hàng. Đây là mã được tạo ra để quản lý và theo dõi tình trạng của đơn hàng từ khi nhận được yêu cầu mua hàng đến khi hoàn tất giao hàng.
Một gói hàng có thể chứa một hoặc nhiều đơn hàng. Trong một số trường hợp, để tối ưu hóa chi phí và hiệu quả trong quản lý vận chuyển, các đơn hàng có thể được hợp nhất về chung một gói hàng, mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán.
Thao tác có thể thực hiện:
Người quản trị có thể thực hiện Copy mã số này bằng cách ấn vào biểu tượng sao chép bên cạnh mã số.
2.3. Warehouse
Cột này thông tin về Kho hàng nơi gói hàng sẽ được chuyển đến để lưu trữ và khai thác, bao gồm:
Mã kho và tên kho:
Quốc gia và số điện thoại kho:
2.4. Customer
Cột này cho biết Thông tin khách hàng nhờ mua hộ/vận chuyển hộ và địa chỉ nhận hàng của khách, bao gồm:
Mã và tên khách đặt hàng:
Tên và địa chỉ người nhận:
2.5. Reference ID
Cột này cho biết Mã tham chiếu của gói hàng, tức mã vận đơn vận chuyển nội địa (về kho đã nhập) mà cửa hàng trả về. Mã này được dùng để theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa từ shop đến kho nội địa (tại quốc gia xuất phát)
Thao tác có thể thực hiện:
Cập nhật mã tham chiếu:
Bước 1: Người quản trị ấn vào thanh nhập dữ liệu để hiển thị pop up chỉnh sửa
Bước 2: Nhập mã tham chiếu mới và chọn Save để lưu dữ liệu
Bước 3: Mã tham chiếu được cập nhật thành công
2.6. Item
Cột này cho biết thông tin về các Sản phẩm có trong gói hàng, giúp dễ dàng kiểm tra và xác nhận nội dung trước khi đóng gói và vận chuyển, bao gồm các thông tin:
Tên sản phẩm hiển thị trên sàn gốc:
Thông tin chi tiết sản phẩm:
Thao tác có thể thực hiện:
Người quản trị có thể thực hiện Copy link sản phẩm gốc bằng cách ấn vào biểu tượng sao chép bên cạnh tên sản phẩm.
Chỉnh sửa sản phẩm:
Bước 1: Tại gói hàng cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng Xem thêm tại cột Item
Bước 2: Hệ thống hiển thị pop up chi tiết sản phẩm, chọn Edit
Bước 3: Hệ thống di chuyển đến trang chỉnh sửa gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa các thông tin của sản phẩm:
- Chỉnh sửa thông số chi tiết sản phẩm (trừ thông tin về giá thị trường)
- Xoá sản phẩm: Người quản trị di chuyển đến cột Action ở cuối cùng và ấn vào biểu tượng thùng rác để xoá sản phẩm
- Thêm sản phẩm mới vào gói hàng:
Bước 1: Để thêm mới sản phẩm, chọn nút Add item ở cuối danh sách
Bước 2: Một hàng tạo mới được thêm vào, người quản trị nhập thông tin sản phẩm cần thêm → Chọn Save để lưu thông tin
2.7. Dimension
Cột này cho biết thông tin về kích cỡ của gói hàng, bao gồm:
Kích thước (dài x rộng x cao): tính theo đơn vị mét (m)
Trọng lượng: tính theo đơn vị kilogram (kg)
Thao tác có thể thực hiện:
Chỉnh sửa kích cỡ gói hàng:
Bước 1: Tại gói hàng cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng Xem thêm tại cột Dimension
Bước 2: Hệ thống hiển thị pop up chỉnh sửa, người quản trị nhập thông tin chính xác
Bước 3: Chọn Save để cập nhật dữ liệu
2.8. Package Service
Cột này cho biết thông tin về các dịch vụ đóng gói bổ sung cho gói hàng, giúp đảm bảo gói hàng được xử lý theo yêu cầu của khách, bao gồm:
Số lượng dịch vụ:
Tên dịch vụ:
Tổng chi phí của các dịch vụ lựa chọn:
Gói dịch vụ (Combo service):
Dịch vụ lẻ (Single service):
Thao tác có thể thực hiện:
Lựa chọn dịch vụ đóng gói:
Bước 1: Tại gói hàng cần lựa chọn dịch vụ, chọn biểu tượng Xem thêm tại cột Package Service
Bước 2: Người quản trị lựa chọn dịch vụ đóng gói dành cho gói hàng, có thể chọn nhiều dịch vụ 1 lúc, chọn Save để lưu thông tin
2.9. Additional fee
Cột này cho biết thông tin về các phí bổ sung của gói hàng trong quá trình vận chuyển gói hàng đến khách hàng. Bao gồm các thông tin:
Giá trị của chi phí:
Số lượng chi phí bổ sung:
Thêm mới chi phí: Trong trường hợp gói hàng chưa có chi phí bổ sung nào, hệ thống hiển thị nút thêm mới Additional fee
Thao tác có thể thực hiện:
Thêm mới phí bổ sung:
Bước 1: Người quản trị ấn vào dòng Additional fee tại gói hàng cần tạo phí
Bước 2: Hệ thống hiển thị hộp thoại tạo mới, người quản trị điền các thông tin về chi phí bổ sung. Chọn Save để lưu thông tin
Bước 3: Chi phí vừa tạo được cập nhật cho gói hàng
Xoá chi phí:
Bước 1: Tại gói hàng cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng Xem thêm tại cột Additional fee
Bước 2: Hệ thống hiển thị hộp thoại danh sách chi phí, tại chi phí cần xoá, chọn biểu tượng Xoá tại cột Action → Delete
2.10. Type
Cột này cho biết loại dịch vụ mà gói hàng được sử dụng, bao gồm:
Purchase: Gói hàng được tạo từ đơn hàng có hình thức Đơn mua hộ, các gói hàng này được hệ thống tự động cập nhật từ các đơn hàng đã được tạo ở luồng Xử lý mua hộ - Purchase.
Express: Gói hàng được tạo từ đơn hàng có hình thức Chuyển phát tức là những đơn hàng vận chuyển hộ. Khi người quản trị tạo mới thủ công một gói hàng, package đó sẽ có loại Express và được xử lý tại kho và vận chuyển như đơn Purchase.
2.11. Shipping method
Cột này cho biết thông tin về phương thức vận chuyển của gói hàng, phương thức này có thể được chỉnh sửa tại trang Update package. Cột này gồm các thông tin:
Hình thức vận chuyển:
Đơn vị vận chuyển:
2.12. Proxy COD
Cột này cho biết thông tin về phí thu hộ của gói hàng mà kho đã trả. Phí này có thể phát sinh khi vận chuyển đơn hàng về kho và có thể khác nhau tuỳ vào mỗi đơn hàng. Ngoài ra, đơn vị tiền tệ của phí COD sẽ thay đổi tuỳ vào quốc gia đặt kho.
Thao tác có thể thực hiện:
Cập nhật phí Proxy COD:
Bước 1: Tại gói hàng cần cập nhật, ấn vào biểu tượng Chỉnh sửa của gói hàng
Bước 2: Hệ thống hiển thị pop up chỉnh sửa, người quản trị nhập số tiền thu hộ vào ô nhập dữ liệu → Chọn Save để lưu thông tin
Bước 3: Phí thu hộ được cập nhật thành công vào bảng.
3. Các thao tác với Package Created
Các nội dung chính:
Tìm kiếm & Lọc package
Xem chi tiết package
Chỉnh sửa package
In nhãn dán cho package
Sort & QC
Export danh sách package
Xoá package
Chuyển trạng thái cho gói hàng
3.1. Tìm kiếm & Lọc package
Người quản trị có thể tìm kiếm các gói hàng thông qua việc sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc ở đầu danh sách
Tìm kiếm: Tìm kiếm theo các trường thông tin
Lọc: Lọc gói hàng với các điều kiện sau:
- Created date: Ngày tạo gói hàng
- Warehouse: Kho nhận gói hàng
Customer: Thông tin khách nhận gói hàng
Type: Loại gói hàng
3.2. Xem chi tiết package
Bước 1: Tại gói hàng cần xem, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn View Details
Bước 2: Hệ thống hiển thị trang chi tiết cùng các thông tin của gói hàng:
Bước 3: Tại trang này, người quản trị có thể thực hiện các thao tác cho gói hàng:
Chuyển đổi trạng thái gói hàng:
In nhãn dán:
Các hành động khác: Bao gồm xoá, cập nhật, huỷ, sao chép, tách/gộp gói hàng (updating...), thêm phí bổ sung
3.3. Chỉnh sửa package
Người quản trị có thể cập nhật các thông tin chi tiết của gói hàng ở trang chỉnh sửa thông qua các bước sau:
Bước 1: Tại gói hàng cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn Update
Bước 2: Người quản trị có thể chỉnh sửa các thông tin sau:
Receive address: Địa chỉ nhận hàng của khách, địa chỉ này được lấy từ sổ địa chỉ của khách hàng
Chi tiết sản phẩm: Người quản trị có thể thêm mới, chỉnh sửa và xoá các sản phẩm thuộc gói hàng, các thông tin bao gồm: hình ảnh, mã đơn hàng, link sản phẩm gốc, tên sản phẩm, nguồn, giá gốc, tỉ giá, giá quy đổi, thuộc tính, đơn vị, số lượng (hướng dẫn thao tác xem ở mục 2.6. Item)
Thông số của gói hàng: bao gồm mã tham chiếu, proxy COD, giá trị gói hàng, cân nặng, kích thước, hình ảnh
Dịch vụ đóng gói: Chi phí của dịch vụ được ước tính dựa vào kích thước và khối lượng của gói hàng
Phương thức vận chuyển: Chi phí vận chuyển được ước tính dựa vào kích thước và khối lượng của gói hàng
Hình ảnh của gói hàng: Cho phép đăng tải tối đa 8 hình ảnh
Tổng phí dịch vụ:
Ghi chú cho gói hàng:
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, chọn Save để cập nhật lại thông tin
Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công
3.4. In nhãn dán cho package
Người quản trị có thể in tem dán cho gói hàng để tối ưu quy trình đóng gói và quản lý thông qua các cách sau:
Cách 1: Thao tác với từng gói hàng
Bước 1: Tại gói hàng cần in label, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn Print label
Bước 2: Hệ thống hiển thị một trang nhãn dán xem trước, người quản trị kiểm tra các thông tin cần thiết:
Tên cửa hàng:
Mã package & Mã vận đơn:
Thông tin sản phẩm:
Địa chỉ kho gửi hàng:
Địa chỉ khách nhận hàng:
Mã gói hàng & Thời gian tạo gói hàng:
Bước 3: Chọn biểu tượng dưới đây để Tải xuống label
Bước 4: Chọn biểu tượng máy in để tiến hành In label
Cách 2: Thao tác hàng loạt với các gói hàng
Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần in label bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu các gói hàng. Chọn Print → Print Label ở đầu danh sách
Bước 2: Hệ thống hiển thị một trang nhãn dán xem trước, người quản trị kiểm tra các thông tin cần thiết:
Bước 3: Chọn biểu tượng máy in để tiến hành In label, chọn biểu tượng dưới đây để Tải xuống label
3.5. Sort & QC
Sau khi gói hàng được nhập về kho, nhân viên kho sẽ sử dụng tính năng Sort & QC để khai thác gói hàng. Quá trình này bao gồm các bước sau:
Quét mã package: Tính năng Sort & QC có thể quét mã gói hàng (Package ID) hoặc mã tham chiếu (Reference ID). Mã này được in trên gói hàng và khi quét, hệ thống sẽ tự động nhận diện và hiển thị thông tin liên quan đến gói hàng đó.
Xác định đơn hàng: Sau khi quét mã, hệ thống sẽ kiểm tra và xác định gói hàng này thuộc về đơn hàng nào. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng gán gói hàng cho đúng đơn hàng của khách hàng.
Khai thác gói hàng: Sau khi xác định được đơn hàng, nhân viên kho có thể tiến hành khai thác gói hàng. Quá trình khai thác có thể bao gồm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa (QC - Quality Control), xác minh các dịch vụ bổ sung nếu có (như đóng gói lại, bảo hiểm), và cập nhật trạng thái gói hàng trên hệ thống.
Cập nhật trạng thái: Sau khi hoàn tất các bước khai thác, trạng thái của gói hàng sẽ được cập nhật trên hệ thống, ví dụ như Đã nhập kho hay Sẵn sàng giao hàng. Điều này giúp khách hàng và nhân viên kho dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý của gói hàng.
Các thao tác xử lý:
Bước 1: Ở màn hình quản lý gói hàng, chọn Sort & QC ở góc trên bên phải
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Sort & QC bao gồm các thông tin:
Scan or input Reference ID/Package ID: Nơi quét hoặc nhập thủ công mã tham chiếu (Reference ID) hoặc mã gói hàng (Package ID) để tiến hành nhận và xử lý gói hàng. Sau khi quét hoặc nhập mã, thông tin liên quan đến gói hàng sẽ được hiển thị ở phần bên dưới phần Package infomation.
Package infomation: Thông tin chung của gói hàng
Service: Thông tin về dịch vụ đóng gói bổ sung của gói hàng, người quản trị có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin các dịch vụ trong gói hàng tại đây
Items: Danh sách các mặt hàng có trong gói hàng, người quản trị có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin các mặt hàng tại đây
Warehouse: Thông tin về kho lưu trữ gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa thông tin kho nếu cần
Receiver: Thông tin về người nhận, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại, người quản trị có thể chọn một địa chỉ khác nếu cần thay đổi thông tin người nhận.
Shipping method: Phương thức vận chuyển được chọn cho gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa nếu cần.
Actions: Các hành động khác có thể thực hiện với gói hàng đang được quét (Print label)
Save: Lưu lại thông tin gói hàng, sau khi ấn vào nút này, gói hàng sẽ được chuyển sang danh sách Processed packages
Processed packages: Danh sách các gói hàng được xử lý trong phiên làm việc hiện tại, người quản trị có thể xuất danh sách ra file excel, hoặc chuyển trạng thái Ready to ship cho tất cả các gói hàng của phiên hiện tại.
Finish process: Sau khi đã xử lý xong tất cả gói hàng, người quản trị nhấn nút này để kết thúc quá trình. Các gói hàng sẽ được hiển thị trên danh sách quản lý.
3.6. Export danh sách package
Khi cần xuất dữ liệu về các gói hàng, người quản trị có thể sử dụng tính năng Export excel để tải dữ liệu dưới dạng file excel các gói hàng sau khi được lọc hoặc tìm kiếm. Nếu không lọc/tìm kiếm gói hàng nào, hệ thống mặc định tải xuống toàn bộ các gói hàng hiện có trong danh sách.
Cách 1: Thao tác với gói hàng được tìm kiếm
Bước 1: Tìm kiếm gói hàng cần xuất dữ liệu
Bước 2: Người quản trị chọn Export Excel ở góc trên bên phải để xuất dữ liệu
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo tải xuống thành công
Bước 4: File excel được tải xuống có chứa đầy đủ thông tin của các gói hàng, thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ.
Cách 2: Thao tác với các gói hàng được lựa chọn
Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần xuất dữ liệu bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu gói hàng. Chọn Export Excel ở đầu danh sách
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo tải xuống thành công. File excel được tải xuống có chứa đầy đủ thông tin của các gói hàng, thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ.
3.7. Xoá package
Bước 1: Tại gói hàng cần xoá, chọn chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn View Details
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết gói hàng, chọn biểu tượng xem thêm tại góc trên bên phải → Chọn Delete Package
Bước 3: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Confirm. Gói hàng được xoá thành công khỏi danh sách.
3.8. Chuyển trạng thái cho gói hàng
Người quản trị có thể thực hiện chuyển trạng thái của gói hàng từ Package created → In Storage
Cách 1: Thao tác với từng gói hàng
Bước 1: Tại gói hàng cần cập nhật, tại cột Action chọn Confirm in storage để xác nhận gói hàng đã được nhập kho và tiến hành chuyển trạng thái.
Bước 2: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Confirm
Bước 3: Gói hàng được chuyển sang mục In storage thành công
Cách 2: Thao tác hàng loạt các gói hàng
Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần cập nhật bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu gói hàng
Bước 2: Chọn Confirm in storage ở đầu danh sách
Bước 3: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Confirm
Bước 4: Các gói hàng được chuyển sang mục In storage thành công
3.9. Tạo package
Chi tiết xem tại trang [Create Package]().
Cập nhật vào: 14/08/2024
Cảm ơn!