Quản lý gói hàng trong kho

Mục lục

Tổng quan
Danh sách Pakage In Storage
Các thao tác với Package In Storage
3.1. Tìm kiếm & Lọc package
3.2. Xem chi tiết package
3.3. Chỉnh sửa package
3.4. In nhãn dán cho package
3.5. Sort & QC
3.6. Pick & Process
3.7. Export danh sách package
3.8. Chuyển trạng thái cho gói hàng

1. Tổng quan

Trạng thái In Storage của gói hàng được xây dựng để phân loại và quản lý các gói hàng đã được nhập vào kho và hiện đang được lưu trữ, chờ các hành động xử lý tiếp theo như kiểm tra, phân loại, hoặc vận chuyển. Cũng giống như màn hình Package Created - Quản lý gói hàng được tạo, chức năng chính của menu này là hiển thị danh sách chi tiết các gói hàng, người quản trị cũng có thể thực hiện các hành động như cập nhật thông tin, in nhãn hoặc chuẩn bị sẵn sàng để vận chuyển.

Các bước truy cập In Storage - Quản lý gói hàng trong kho:

Bước 1: Sau khi truy cập vào ứng dụng Ichiba Smart Cross-border của workspace cần cài đặt, chọn mục Fulfillment.



Bước 2: Hệ thống hiển thị trang Fulfillment, chọn In Storage để vào trang Quản lý gói hàng trong kho.

2. Danh sách Pakage In Storage

Tương tự như Package Created, tại trang quản lý In Storage, danh sách các gói hàng đang ở trạng thái đã nhập kho cùng dữ liệu chi tiết sẽ được hiển thị.



Đối với các gói hàng đã nhập kho và nằm trong mục In Storage, sẽ có 2 trạng thái của gói hàng:

Waiting process → gói hàng được xác nhận đã nhập kho từ menu Package Created và đang chờ xử lý



Processing → gói hàng đang được xử lý



Các trường thông tin của Danh sách In Storage cũng tương tự với Danh sách Package Created. Người quản trị có thể xem phần giải thích các thông tin này ở trang Package Created - Quản lý gói hàng được tạo.

3. Các thao tác với Package In Storage

Các nội dung chính:

Tìm kiếm & Lọc package
Xem chi tiết package
Chỉnh sửa package
In nhãn dán cho package
Sort & QC
Pick & Process
Export danh sách package
Chuyển trạng thái cho gói hàng

3.1. Tìm kiếm & Lọc package

Người quản trị có thể tìm kiếm các gói hàng thông qua việc sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc ở đầu danh sách

Tìm kiếm: Tìm kiếm theo các trường thông tin



Lọc: Lọc gói hàng với các điều kiện sau:

- Updated date: Ngày cập nhật gói hàng



- Warehouse: Kho nhận gói hàng



- Customer: Thông tin khách nhận gói hàng



- Type: Loại gói hàng

3.2. Xem chi tiết package

Bước 1: Tại gói hàng cần xem, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn View Details



Bước 2: Hệ thống hiển thị trang chi tiết cùng các thông tin của gói hàng:



Bước 3: Tại trang này, người quản trị có thể thực hiện các thao tác cho gói hàng với các nút ở góc trên cùng bên phải:

Chuyển đổi trạng thái gói hàng: Chuyển sang trạng thái Sẵn sàng vận chuyển nếu gói hàng đã hoàn tất xử lý



In nhãn dán:



Khai thác gói hàng:



Các hành động khác: Bao gồm cập nhật, huỷ, sao chép, tách/gộp gói hàng (updating...), thêm phí bổ sung

3.3. Chỉnh sửa package

Người quản trị có thể cập nhật các thông tin chi tiết của gói hàng ở trang chỉnh sửa thông qua các bước sau:

Bước 1: Tại gói hàng cần chỉnh sửa, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn Update



Bước 2: Người quản trị có thể chỉnh sửa các thông tin sau:

Receive address: Địa chỉ nhận hàng của khách, địa chỉ này được lấy từ sổ địa chỉ của khách hàng



Chi tiết sản phẩm: Người quản trị có thể thêm mới, chỉnh sửa và xoá các sản phẩm thuộc gói hàng, các thông tin bao gồm: hình ảnh, mã đơn hàng, link sản phẩm gốc, tên sản phẩm, nguồn, giá gốc, tỉ giá, giá quy đổi, thuộc tính, đơn vị, số lượng (hướng dẫn thao tác xem ở mục 2.6. Item)



Thông số của gói hàng: bao gồm mã tham chiếu, proxy COD, giá trị gói hàng, cân nặng, kích thước, hình ảnh



Dịch vụ đóng gói: Chi phí của dịch vụ được ước tính dựa vào kích thước và khối lượng của gói hàng



Phương thức vận chuyển: Chi phí vận chuyển được ước tính dựa vào kích thước và khối lượng của gói hàng



Lựa chọn vận chuyển: Có 2 lựa chọn:

- Giữ hàng trong kho để gộp đơn: Lựa chọn Keep in storage for consolidation có nghĩa là gói hàng sẽ được giữ lại trong kho để chờ nhập chung với các gói hàng khác trước khi được vận chuyển. Điều này thường áp dụng khi khách hàng muốn gộp nhiều gói hàng lại thành một lô hàng để tiết kiệm chi phí vận chuyển hoặc dễ dàng quản lý hơn.

- Uỷ quyền thanh toán vận chuyển: Tùy chọn Authorize shipping payment to deliver faster cho phép thanh toán chi phí vận chuyển ngay lập tức để gói hàng được giao nhanh hơn, thay vì chờ nhập chung với các gói hàng khác.



Hình ảnh của gói hàng: Cho phép đăng tải tối đa 8 hình ảnh



Tổng phí dịch vụ:



Ghi chú cho gói hàng:



Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, chọn Save để cập nhật lại thông tin



Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo cập nhật thành công

3.4. In nhãn dán cho package

Người quản trị có thể in tem dán cho gói hàng để tối ưu quy trình đóng gói và quản lý thông qua các cách sau:

Cách 1: Thao tác với từng gói hàng

Bước 1: Tại gói hàng cần in label, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn Print label



Bước 2: Hệ thống hiển thị một trang nhãn dán xem trước, người quản trị kiểm tra các thông tin cần thiết:



Bước 3: Chọn biểu tượng máy in để tiến hành In label, chọn biểu tượng dưới đây để Tải xuống label



Cách 2: Thao tác hàng loạt với các gói hàng

Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần in label bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu các gói hàng. Chọn Print → Print Label ở đầu danh sách



Bước 2: Hệ thống hiển thị một trang nhãn dán xem trước, người quản trị kiểm tra các thông tin cần thiết:



Bước 3: Chọn biểu tượng máy in để tiến hành In label, chọn biểu tượng dưới đây để Tải xuống label

3.5. Sort & QC

Sau khi gói hàng được nhập về kho, nhân viên kho sẽ sử dụng tính năng Sort & QC để khai thác gói hàng. Quá trình này bao gồm các bước sau:

Quét mã package: Tính năng Sort & QC có thể quét mã gói hàng (Package ID) hoặc mã tham chiếu (Reference ID). Mã này được in trên gói hàng và khi quét, hệ thống sẽ tự động nhận diện và hiển thị thông tin liên quan đến gói hàng đó.

Xác định đơn hàng: Sau khi quét mã, hệ thống sẽ kiểm tra và xác định gói hàng này thuộc về đơn hàng nào. Điều này giúp nhân viên kho dễ dàng gán gói hàng cho đúng đơn hàng của khách hàng.

Khai thác gói hàng: Sau khi xác định được đơn hàng, nhân viên kho có thể tiến hành khai thác gói hàng. Quá trình khai thác có thể bao gồm việc kiểm tra chất lượng hàng hóa (QC - Quality Control), xác minh các dịch vụ bổ sung nếu có (như đóng gói lại, bảo hiểm), và cập nhật trạng thái gói hàng trên hệ thống.

Cập nhật trạng thái: Sau khi hoàn tất các bước khai thác, trạng thái của gói hàng sẽ được cập nhật trên hệ thống, ví dụ như Đã nhập kho hay Sẵn sàng giao hàng. Điều này giúp khách hàng và nhân viên kho dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý của gói hàng.

Các thao tác xử lý:

Bước 1: Ở màn hình quản lý gói hàng, chọn Sort & QC ở góc trên bên phải



Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Sort & QC bao gồm các thông tin:

Scan or input Reference ID/Package ID: Nơi quét hoặc nhập thủ công mã tham chiếu (Reference ID) hoặc mã gói hàng (Package ID) để tiến hành nhận và xử lý gói hàng. Sau khi quét hoặc nhập mã, thông tin liên quan đến gói hàng sẽ được hiển thị ở phần bên dưới phần Package infomation.



Package infomation: Thông tin chung của gói hàng



Service: Thông tin về dịch vụ đóng gói bổ sung của gói hàng, người quản trị có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin các dịch vụ trong gói hàng tại đây



Items: Danh sách các mặt hàng có trong gói hàng, người quản trị có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin các mặt hàng tại đây



Warehouse: Thông tin về kho lưu trữ gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa thông tin kho nếu cần



Receiver: Thông tin về người nhận, bao gồm tên, địa chỉ và số điện thoại, người quản trị có thể chọn một địa chỉ khác nếu cần thay đổi thông tin người nhận.



Shipping method: Phương thức vận chuyển được chọn cho gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa nếu cần.



Actions: Các hành động khác có thể thực hiện với gói hàng đang được quét (Print label)



Save: Lưu lại thông tin gói hàng, sau khi ấn vào nút này, gói hàng sẽ được chuyển sang danh sách Processed packages



Processed packages: Danh sách các gói hàng được xử lý trong phiên làm việc hiện tại, người quản trị có thể xuất danh sách ra file excel, hoặc chuyển trạng thái Ready to ship cho tất cả các gói hàng của phiên hiện tại.



Finish process: Sau khi đã xử lý xong tất cả gói hàng, người quản trị nhấn nút này để kết thúc quá trình. Các gói hàng sẽ được hiển thị trên danh sách quản lý.

3.6. Pick & Process

Thao tác Pick & Process được sử dụng để chọn lựa (pick) và xử lý (process) các gói hàng đang nằm trong mục In Storage sau khi chúng đã được lưu trữ tại kho. Mục đích chính là chuẩn bị gói hàng để chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong quy trình vận chuyển.

Khi thực hiện thao tác này, các gói hàng ở trạng thái Waiting process sẽ được chuyển thành Processing

Bước 1: Tại gói hàng có trạng thái Waiting process, chọn biểu tượng xem thêm tại cột Action → Chọn Pick & Process



Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình xử lý gói hàng, người quản trị có thể chỉnh sửa thông tin gói hàng tương tự như tính năng Update package



Bước 3: Người quản trị cập nhật tiến độ xử lý đóng gói ở mục Service



Thêm mới dịch vụ:





Hoàn thành dịch vụ:





Xoá dịch vụ:





Bước 4: Khi gói hàng chưa sẵn sàng để vận chuyển, người quản trị chọn Only save as processing. Gói hàng được chuyển sang trạng thái Processing.





Bước 5: Sau khi hoàn thành tất cả các dịch vụ, gói hàng có thể chuyển sang trạng thái Ready to ship - Sẵn sàng vận chuyển. Gói hàng chuyển thành công sang mục Ready To Ship

3.7. Export danh sách package

Khi cần xuất dữ liệu về các gói hàng, người quản trị có thể sử dụng tính năng Export excel để tải dữ liệu dưới dạng file excel các gói hàng sau khi được lọc hoặc tìm kiếm. Nếu không lọc/tìm kiếm gói hàng nào, hệ thống mặc định tải xuống toàn bộ các gói hàng hiện có trong danh sách.

Cách 1: Thao tác với gói hàng được tìm kiếm

Bước 1: Tìm kiếm gói hàng cần xuất dữ liệu



Bước 2: Người quản trị chọn Export Excel ở góc trên bên phải để xuất dữ liệu



Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo tải xuống thành công



Bước 4: File excel được tải xuống có chứa đầy đủ thông tin của các gói hàng, thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ.



Cách 2: Thao tác với các gói hàng được lựa chọn

Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần xuất dữ liệu bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu gói hàng. Chọn Export Excel ở đầu danh sách



Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo tải xuống thành công. File excel được tải xuống có chứa đầy đủ thông tin của các gói hàng, thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ.

3.7. Chuyển trạng thái cho gói hàng

Người quản trị có thể thực hiện chuyển trạng thái của gói hàng từ In Storage → Ready To Ship

Cách 1: Thao tác với từng gói hàng

Bước 1: Tại gói hàng cần cập nhật, tại cột Action chọn Ready To Ship để xác nhận gói hàng đã sẵn sàng để vận chuyển và tiến hành chuyển trạng thái.



Bước 2: Để có thể tiến hành vận chuyển, gói hàng cần có đầy đủ các thông tin về mã tham chiếu (Reference ID), giá trị đơn hàng, khối lượng và kích thước. Người quản trị điền các thông tin còn thiếu của gói hàng



Bước 3: Chọn Ready To Ship để sẵn sàng vận chuyển



Bước 4: Gói hàng được chuyển thành công vào mục Ready To Ship - Quản lý gói hàng sẵn sàng vận chuyển để tiến hành các bước xử lý tiếp theo



Cách 2: Thao tác hàng loạt các gói hàng

Bước 1: Tại màn hình quản lý gói hàng, lựa chọn các gói hàng cần cập nhật bằng cách đánh dấu vào ô checkbox ở đầu gói hàng. Chọn Ready To Ship ở đầu danh sách



Bước 2: Để có thể tiến hành vận chuyển, gói hàng cần có đầy đủ các thông tin về mã tham chiếu (Reference ID), giá trị đơn hàng, khối lượng và kích thước. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi nếu trong các gói hàng được chọn chưa đủ điều kiện.

Bước 3: Cập nhật thông tin (update package) cho những gói hàng chưa đủ điều kiện vận chuyển.



Bước 4: Lựa chọn lại các gói hàng, chọn Ready To Ship



Bước 5: Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Confirm



Bước 6: Các gói hàng được chuyển thành công vào mục Ready To Ship - Quản lý gói hàng sẵn sàng vận chuyển để tiến hành các bước xử lý tiếp theo

3.9. Tạo package

Chi tiết xem tại trang [Create Package]().

Cập nhật vào: 16/08/2024