Quản lý hoá đơn
Mục lục
1. Tổng quan
Tính năng Invoices - Quản lý hoá đơn được thiết kế để theo dõi và quản lý các hóa đơn của khách hàng một cách chi tiết và hiệu quả. Tất cả các giao dịch thanh toán từ dịch vụ Order, Purchasing hay Shipment đều sinh ra các hoá đơn và quản lý tổng hợp và cụ thể ở Invoice & Billing.
Cách truy cập Invoices - Quản lý hoá đơn
Bước 1: Tại màn hình Organization, truy cập ứng dụng Invoice & Billing của workspace cần cài đặt
Bước 2: Trong ứng dụng Invoice & Billing, chọn mục Invoices - Quản lý hoá đơn
2. Danh sách quản lý hoá đơn
Có 3 trạng thái của hoá đơn:
2.1. Posted - Đã lên sổ
Đây là trạng thái của một hóa đơn đã hoàn tất và được ghi nhận chính thức trong hệ thống kế toán hoặc quản lý. Khi hóa đơn ở trạng thái Posted, nó không còn có thể chỉnh sửa và thường là bằng chứng cho các giao dịch đã diễn ra. Hóa đơn đã lên sổ thường được sử dụng cho việc thanh toán, kiểm toán và đối chiếu sổ sách.
Người quản trị có thể tra cứu hoá đơn bằng mã hoá đơn (Invoice code) hoặc mã tham chiếu (Reference code), mã tham chiếu có thể là mã đơn hàng hoặc mã vận đơn mà hoá đơn đó được sinh ra.
2.2. Draft - Nháp
Trạng thái Draft là khi hóa đơn đang trong quá trình xử lý và chưa được hoàn tất hoặc ghi nhận chính thức. Hóa đơn nháp sẽ chưa có giá trị pháp lý. Trạng thái này cho phép người quản trị kiểm tra thông tin trước khi chính thức phát hành và chuyển sang trạng thái Posted.
Người quản trị có thể theo dõi trạng thái thanh toán (khác với trạng thái hoá đơn) để nắm rõ tình hình thanh toán của các hóa đơn. Trạng thái thanh toán cho phép người quản trị biết được liệu các khoản tiền liên quan đến hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ, chưa được thanh toán, chỉ thanh toán một phần, hay đã hoàn tiền.
2.3. Cancelled - Đã huỷ
Khi hóa đơn không còn giá trị sử dụng hoặc được xác định là không hợp lệ, nó sẽ chuyển sang trạng thái Cancelled. Một hóa đơn đã hủy sẽ không còn được sử dụng trong bất kỳ giao dịch hay ghi nhận nào. Lý do hủy có thể do sai sót trong thông tin, thay đổi yêu cầu của khách hàng, hoặc phát hiện ra lỗi trong quá trình phát hành.
3. Các thao tác với hoá đơn
Các nội dung chính
3.1. Tạo hoá đơn mới
Thông thường, các hóa đơn và giao dịch được sinh ra từ các hoạt động bán hàng và vận chuyển trên hệ thống, tự động ghi nhận dựa trên các giao dịch mua bán hoặc vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người quản trị vẫn có thể tạo thủ công hóa đơn mới khi có nhu cầu.
Bước 1: Tại màn hình Invoice list - Danh sách hoá đơn, chọn Create a new invoice
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo mới sản phẩm, người quản trị điền các thông tin:
- Bill to: Thông tin khách hàng thanh toán hoá đơn
- Currency: Đơn vị tiền tệ
- Due on: Hạn thanh toán
- Description: Tên sản phẩm/dịch vụ
- Quantity: Số lượng sản phẩm
- Unit price: Đơn giá
- Tax rate: Thuế suất
- Add an item/service: Thêm chi tiết sản phẩm/dịch vụ mới
Bước 3: Kiểm tra thông tin thanh toán cuối cùng
Bước 4: Lưu hoá đơn
- Save change: Hoá đơn được lưu lại ở trạng thái Draft - Hoá đơn nháp, tức chưa hoàn tất hoá đơn
- Post this invoice: Hoá đơn được lưu lại ở trạng thái Posted - Hoá đơn đã lên sổ và hoàn tất hoá đơn
3.2. Tìm kiếm & Lọc
- Tìm kiếm: Người quản trị nhập các thông tin về mã hoá đơn, thông tin khách hàng, mã tham chiếu,... để tìm kiếm hoá đơn
- Lọc: Lọc hoá đơn theo các điều kiện sau:
- Create date: Ngày tạo hoá đơn
- Posted date: Ngày hoàn tất hoá đơn
- Amount: Giá trị hoá đơn, bao gồm Total amount (tổng hoá đơn), Paid amount (số tiền đã trả), Remaining amount (số tiền còn lại) và Refund amount (số tiền đã hoàn trả)
3.3. Xuất file excel
Bước 1: Tại mục trạng thái hoá đơn cần xử lý, sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc để lọc ra các hoá đơn cần xuất dữ liệu, sau đó chọn Export excel
Bước 2: File excel chứa dữ liệu được tải về thiết bị
Cập nhật vào: 27/08/2024
Cảm ơn!