Quản lý lô hàng trong Smart Cross-border

Định nghĩa các trạng thái của lô hàng

ShipmentGenerated: Lô hàng được tạo
Departure: Lô hàng bắt đầu được vận chuyển tới kho điểm đến
Destination: Lô hàng đã tới kho điểm đến
PickedUp: Lô hàng đã được lấy từ kho
Delivering: Lô hàng đang được vận chuyển tới khách hàng
Delivered: Lô hàng đã được giao tới khách hàng
Returning: Lô hàng đang trong quá trình hoàn hàng
Returned: Lô hàng đã được hoàn
Non-return: Lô hàng không thực hiện hoàn

Mục lục

Các bước truy cập quản lý lô hàng
Xem danh sách lô hàng
1.1. Tìm kiếm lô hàng
1.2. Lọc lô hàng
Xem chi tiết lô hàng
2.1. Đối với các lô hàng thuộc màn Shipment Generated, Departure, Out For Delivery
2.2. Đối với các lô hàng thuộc màn Destination, Delivered, Failed Delivery
Chỉnh sửa lô hàng
Chỉnh sửa phí dịch vụ
Cài đặt phí thêm
Quản lý thanh toán
6.1. Yêu cầu thanh toán hộ
6.2. Xem lịch sử thanh toán
Quản lý hành trình
7.1. Xem hành trình
7.2. Làm mới hành trình
Gửi yêu cầu vận chuyển
Cấu hình đơn vị vận chuyển chặng cuối
Hủy lô hàng

Các bước truy cập Shipment - Quản lý lô hàng

Bước 1: Truy cập ứng dụng Smart Cross-border.
Bước 2: Trên thanh điều hướng, chọn Shipment.

1. Xem danh sách lô hàng

Danh sách lô hàng sẽ được chia ra các màn theo trạng thái lô hàng:
All: Tất cả lô hàng
Shipment Generated: Danh sách lô hàng được tạo
Departure: Danh sách lô hàng bắt đầu được vận chuyển tới kho điểm đến
Destination: Danh sách lô hàng đã tới kho điểm đến
PickedUp: Danh sách lô hàng đã được lấy từ kho
Delivering: Danh sách lô hàng đang được vận chuyển tới khách hàng
Delivered: Danh sách lô hàng đã được giao tới khách hàng
Failed Delivery: Danh sách lô hàng vận chuyển thất bại, bao gồm các lô hàng ở trạng thái Returning, Returned, Non-return


Danh sách tất cả lô hàng gồm có các thông tin:
Shipment ID: Mã vận chuyển
Sale order ID: Mã đơn hàng
Warehouse: Kho gửi lô hàng
Ship To: Thông tin khách hàng nhờ mua hộ / nhờ vận chuyển hộ
Package: Số lượng gói hàng bên trong lô hàng
Người dùng có thể xem nhanh thông tin gói hàng bằng cách bấm vào lô hàng.

Weight: Trọng lượng của lô hàng
- GW: Trọng lượng thực tế khai thác.
- CW: Trọng lượng sau khi làm tròn khách hàng phải trả.
Forwarding: Phương thức vận chuyển của lô hàng
Last-miles: Mã vận đơn giao hàng chặng cuối
Approve Status: Trạng thái duyệt cho giao tới khách hàng
Payment status: Trạng thái thanh toán
Payment Method: Phương thức thanh toán COD hoặc không COD. Có thể chỉnh sửa bằng cách bấm vào mục Payment method của lô hàng để mở danh sách.

Shipment Service: Thông tin dịch vụ vận chuyển và phí dịch vụ
Additional fee: Các phí khác
Invoice: Hóa đơn vận chuyển lô hàng
Chọn See more để xem hóa đơn.

Hệ thống hiển thị pop up thông tin hóa đơn. Chọn Export PDF để xuất hóa đơn định dạng PDF hoặc Export Excel để xuất hóa đơn với định dạng Excel.
Note: Chỉ có thể xuất hóa đơn với định dạng Excel đối với hóa đơn vận chuyển.

Đối với lô hàng có từ 2 hóa đơn trở lên, click vào icon mũi tên trỏ xuống để mở danh sách hóa đơn.

Chọn hóa đơn muốn xem.

Shipment Type(Express/Purchase): Loại lô hàng

1.1. Tìm kiếm lô hàng

Bước 1: Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm. Từ khóa có thể là mã gói hàng, mã vận chuyển hoặc ghi chú.

Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

1.2. Lọc lô hàng

Có 6 bộ lọc:

Created date: Lọc theo ngày tạo lô hàng

Warehouse: Lọc theo kho gửi lô hàng. Chọn trong danh sách kho.

Customer: Lọc theo khách hàng. Chọn trong danh sách khách hàng

Status: Lọc theo trạng thái lô hàng. Chọn trong danh sách trạng thái

Approve status: Lọc theo trạng thái duyệt của lô hàng

Payment status: Lọc theo trạng thái thanh toán của lô hàng

Chỉ có màn All - Tất cả lô hàng mới có bộ lọc Status.
Màn Failed Delivery gồm có 4 bộ lọc:
Updated date: Lọc theo ngày cập nhật
Warehouse: Lọc theo kho
Customer: Lọc theo khách hàng
Failed Status: Lọc theo trạng thái thất bại (Returning/Returned/Non-return)


Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc.
Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

2. Xem chi tiết lô hàng

2.1. Đối với các lô hàng thuộc màn Shipment Generated, Departure, Out For Delivery

Bước 1: Bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn nút View Details.

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết của lô hàng. Hóa đơn phí cần thanh toán mặc định hiển thị bên phải màn hình khi truy cập màn thông tin chi tiết của lô hàng. Bấm nút X để đóng.

Thông tin lô hàng gồm có 2 phần chính:

Thông tin vận chuyển:
- Shipping Address: Địa chỉ vận chuyển tới
- Origin warehouse: Kho hàng gốc
- Shipping Info: Thông tin chung: kích thước, đơn vị vận chuyển chặng cuối, số lượng gói hàng, …
Thông tin gói hàng:
- Sale Order: Mã đơn hàng
- Package Code: Mã gói hàng
- Dimension: Kích thước
- Ref number: Mã tham chiếu
- Proxy COD: Số tiền kho thu hộ
- Package value: Giá trị gói hàng
- Package fee: Phí dịch vụ gói hàng
- Additional package fee: Phí thêm
Có thể xem lịch sử hoạt động đối với lô hàng bằng cách bấm Activity Logs để chuyển sang tab lịch sử hoạt động.

2.2. Đối với các lô hàng thuộc màn Destination, Delivered, Failed Delivery

Bước 1: Bấm nút View Details.

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết.

3. Chỉnh sửa lô hàng

Chỉ có thể thực hiện chỉnh sửa với lô hàng ở trạng thái Shipment Generated
Bước 1: Trên màn hình quản lý danh sách lô hàng được tạo, bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn Update.

Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin lô hàng tương tự như khi tạo lô hàng, người dùng tiến hành chỉnh sửa.
Bước 4: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, bấm nút Save để lưu và cập nhật thông tin mới.

4. Chỉnh sửa phí dịch vụ

Bước 1: Trên danh sách lô hàng, bấm vào mục Shipment Service của lô hàng trên danh sách lô hàng.

Hệ thống hiển thị thông tin phí dịch vụ hiện tại.

Chú ý: Không thể hủy phí được chọn trước đó, chỉ có thể thêm.
Bước 2: Bấm nút Save để lưu thông tin đã chỉnh sửa.

Hệ thống cập nhật thông tin mới trên hệ thống.

5. Cài đặt phí thêm

Bước 1: Chọn mục Additional fee.

Hệ thống hiển thị form điền thông tin phí thêm. Các thông tin bao gồm:
Tên phí: Nhập tên phí.
Giá trị phí: Nhập giá trị phí
Ghi chú: Nhập ghi chú.
Chứng từ: Đăng tải từ máy chứng từ liên quan. Có thể đăng tải tối đa 5 tệp.

Bước 2: Bấm nút Save để lưu lại thông tin phí.

Hệ thống cập nhật phí thêm thành công. Người dùng có thể thêm phí mới bằng cách bấm nút Add new additional fee hoặc xóa phí bằng các bấm icon thùng rác tại cột Action.

Phí thêm được cập nhật trên danh sách.


Thực hiện xem phí thêm đã cấu hình cho lô hàng qua các bước sau:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết lô hàng, bấm nút ba chấm.

Bước 2: Chọn Add additional fee.

Hệ thống hiển thị danh sách phí thêm của lô hàng. Người dùng có thể xóa phí bằng cách bấm icon thùng rác.

6. Quản lý thanh toán

6.1. Yêu cầu thanh toán hộ

Có 2 cách để yêu cầu thanh toán hộ:
Cách 1: Yêu cầu thanh toán hộ từ màn danh sách lô hàng
Cách 2: Yêu cầu thanh toán hộ từ màn thông tin chi tiết

Cách 1: Yêu cầu thanh toán hộ từ màn danh sách lô hàng

Bước 1: Chọn nút ba chấm tại cột Action của lô hàng muốn thanh toán.

Bước 2: Chọn Request payment.

Bước 3: Chọn phương thức thanh toán. Người dùng có thể thanh toán sử dụng point hoặc lựa chọn các phương thức thanh toán khác.

Bấm nút bật/tắt để kích hoạt sử dụng point.

Chọn từ danh sách phương thức thanh toán khác.

Bấm nút Payment history để xem lịch sử giao dịch.


Bước 4: Bấm nút Pay now để tiến hành thanh toán.

Trường hợp 1: Khách hàng thanh toán bằng point: Hệ thống trừ số point tương ứng với phí cần thanh toán.
Trường hợp 2: Khách hàng thanh toán bằng mã QR. Hệ thống hiển thị mã QR.

Trường hợp 3: Khách hàng thanh toán bằng ví PayMe. Hệ thống điều hướng đến cổng thanh toán PayMe

Sau khi thanh toán thành công, hệ thống cập nhật trạng thái thanh toán của lô hàng.

Cách 2: Yêu cầu thanh toán hộ từ màn hình thông tin chi tiết lô hàng.

Bước 1: Truy cập màn thông tin chi tiết, chọn nút Request payment.

Hệ thống hiển thị hóa đơn của lô hàng cần thanh toán.

Các bước sau tương tự như cách 1 - tiếp tục từ bước 3.

6.2. Xem lịch sử thanh toán

Đối với đơn hàng thuộc mục Failed Delivery

Bước 1: Trên màn danh sách lô hàng, chọn nút ba chấm.

Bước 2: Chọn View Payment.

Hệ thống hiển thị lịch sử giao dịch.

Đối với các đơn hàng khác

Bước 1: Mở hóa đơn của đơn hàng, xem mục Yêu cầu thanh toán để xem hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn.

Bước 2: Bấm nút Payment history.

Hệ thống hiển thị lịch sử giao dịch.

7. Quản lý hành trình

7.1. Xem hành trình

7.2. Làm mới hành trình

In progress....

8. Gửi yêu cầu vận chuyển

Khi lô hàng được tạo có 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Lô hàng được tạo đã được thanh toán -> Hệ thống sẽ tự động đẩy yêu cầu vận chuyển sang mục Outbound request của ứng dụng WMS - Warehouse Management System.
Trường hợp 2: Lô hàng được tạo chưa được thanh toán -> Người dùng có thể gửi yêu cầu vận chuyện trên màn quản lý lô hàng được tạo (Shipment Generated).
Bước 1: Bấm nút ba chấm tại cột Action

Bước 2: Chọn Request Outbound

Hệ thống đẩy yêu cầu vận chuyển sang ứng dụng WMS.

9. Cấu hình đơn vị vận chuyển chặng cuối

Thực hiện trên màn Departure
Có 2 cách để cấu hình đơn vị vận chuyển cho lô hàng:
Cách 1: Truy cập trang danh sách quản lý lô hàng bắt đầu được vận chuyển
Cách 2: Truy cập trang thông tin chi tiết của lô hàng

Cách 1: Truy cập trang danh sách quản lý lô hàng bắt đầu được vận chuyển

Bước 1: Chọn Choose carrier tại cột Last-miles

Hệ thống hiển thị địa điểm vận chuyển tới và danh sách các đơn vị vận chuyển có thể chọn kèm mức giá.

Bước 2: Chọn đơn vị vận chuyển mong muốn và bấm nút Confirm để xác nhận.

Hệ thống cập nhật đơn vị vận chuyển lên danh sách.

Cách 2: Truy cập trang thông tin chi tiết của lô hàng

Bước 1: Chọn nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn View Details để vào màn thông tin chi tiết.

Bước 3: Trên màn hình thông tin chi tiết, chọn nút ba chấm.

Bước 4: Chọn Choose carrier.

Hệ thống hiển thị địa điểm vận chuyển tới và danh sách các đơn vị vận chuyển có thể chọn kèm mức giá.

Các bước sau tương tự như cách 1 - từ bước 2.

10. Hủy lô hàng

Chỉ có thể thực hiện với lô hàng ở trạng thái Shipment Generated

Cách 1: Truy cập màn hình quản lý danh sách lô hàng được tạo.

Bước 1: Trên màn hình quản lý danh sách lô hàng được tạo, bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn Cancel Shipment.

Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận hủy lô hàng.

Bước 3: Chọn Confirm.
Hệ thống xóa lô hàng khỏi danh sách và thông báo hủy thành công.

Cách 2: Truy cập màn hình thông tin chi tiết lô hàng.

Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết lô hàng, bấm nút ba chấm.

Bước 2: Chọn Cancel Shipment.

Hệ thống thông báo xác nhận hủy lô hàng, lô hàng bị hủy sẽ quay lại trạng thái Ready to ship.

Bước 3: Chọn Confirm.
Chú ý: Không thể hủy lô hàng đã được thanh toán (thanh toán hết hoặc thanh toán 1 phần).

Cập nhật vào: 17/09/2024