Quản lý người dùng và phân quyền
Việc quản lý hiệu quả người dùng và quyền truy cập của họ vào hệ thống là điều cần thiết để chuẩn hóa quy trình làm việc và bảo mật thông tin. Trong workspace, các thành viên sẽ được chia thành các vai trò (role) với các quyền riêng biệt. Phần hướng dẫn này sẽ cung cấp cho người dùng quy trình các bước để thiết lập và quản lý hệ thống người dùng và phân quyền.
Quản lý phòng ban
1.1. Thêm phòng ban
1.2. Tìm kiếm phòng ban
1.3. Chỉnh sửa phòng ban
1.4. Xóa phòng ban
Quản lý người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
2.3. Quản lý quyền của người dùng
2.4. Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
2.5. Xóa người dùng
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quản lý các vai trò trong ứng dụng
3.1. Quản lý danh sách vai trò
3.2. Thêm vai trò mới
3.3. Chỉnh sửa vai trò
3.4. Nhân đôi vai trò
3.5. Xóa vai trò
Các bước truy cập vào mục User & Roles - Quản lí người dùng và phân quyền:
Bước 1: Vào cài đặt workspace
Bước 2: Chọn User & Roles trên thanh điều hướng phía bên trái.
Bước 3: Hệ thống mặc định vào trang User quản lý người dùng.
Organization: Quản lý phòng ban
User: Quản lý người dùng
Roles: Quản lý các vai trò trong ứng dụng
Để truy cập trang quản lí phòng ban, user cần chọn mục Organization trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lý phòng ban.
Các chức năng chính bao gồm:
Thêm phòng ban
Tìm kiếm phòng ban
Chỉnh sửa phòng ban
Xóa phòng ban
Màn hình quản lí phòng ban hiển thị danh sách thông tin tổng quát của các phòng ban bao gồm:
Code: Mã phòng ban
Name: Tên phòng ban
Order number: Số thứ tự phòng ban
Created at: Ngày tạo phòng ban
Updated at: Ngày cập nhật phòng ban
Và cột Action gồm các chức năng có thể thực hiện với phòng ban như chỉnh sửa, xóa.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình trang quản lí tổ chức, chọn Create Organization ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Màn hình hiển thị form điền thông tin phòng ban, người dùng nhập thông tin phòng ban.
Organization parent: Chọn phòng ban sở hữu từ danh sách. Nếu phòng ban được thêm mới không dưới quyền bất kì phòng ban nào, user có thể để trống hoặc chọn No value.
Code: Nhập code của phòng ban bao gồm 3 - 50 kí tự chữ hoa, viết liền, không dấu.
Name: Tên của phòng ban bao gồm 3 - 250 kí tự.
Order number: Số thứ tự phòng ban, phòng ban sẽ được sắp xếp trên danh sách theo số thứ tự này.
Bước 3: Sau khi hoàn tất điền thông tin phòng ban, chọn Confirm để tạo phòng ban.
Bước 4: Hệ thống thêm phòng ban mới vào danh sách theo thứ tự bảng chữ cái.
Note: Code của các phòng ban có organization parent khi hiển thị trên danh sách sẽ bao gồm code của organization parent ở đầu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập code hoặc tên phòng ban muốn tìm kiếm vào ô tìm kiếm nằm phía trên danh sách phòng ban.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách tương ứng với từ khóa được nhập trên thanh tìm kiếm.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn vào nút Edit trên dòng của phòng ban muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị form điền thông tin giống khi tạo mới.
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin, nhấn nút Confirm để lưu/ cập nhật thông tin.
Bước 4: Hệ thống cập nhật thông tin phòng ban mới và hiển thị ngày cập nhật trên danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bên cạnh nút Edit trên dòng của phòng ban muốn xóa
Bước 2: Chọn Delete để xóa phòng ban
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông báo không thể khôi phục mục đã xóa và yêu cầu xác nhận.
Bước 4: Nhấn nút Confirm để xác nhận xóa.
Chú ý: Nếu phòng ban có phòng ban khác là child thì KHÔNG THỂ XÓA. Cần phải xóa hết các organization child mới có thể xóa được organization parent.
Chú ý: Chỉ người dùng là owner - người sở hữu mới có thể sử dụng các tính năng trong phần quản lí người dùng.
Hệ thống sẽ mặc định vào trang quản lí người dùng khi truy cập mục User & Roles.
Quản lí danh sách người dùng
Mời người dùng tham gia Workspace
Quản lý quyền của người dùng
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Xóa người dùng
Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Màn hình quản lí danh sách người dùng hiển thị các thông tin tổng quát của người dùng bao gồm:
Users: Tên người dùng và email.
Organization: Phòng ban người dùng trực thuộc.
Workspace role: Vai trò trong workspace.
Application role: Vai trò trong ứng dụng.
Status: Trạng thái tài khoản người dùng. (Active/Deactive/Invited)
Member since: Ngày vào workspace
Action: Các chức năng có thể thực hiện với người dùng.
Tìm kiếm người dùng
Lọc người dùng
Thêm phòng ban cho người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập tên hoặc email của người dùng cần tìm vào ô tìm kiếm
́.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng tương ứng với từ khóa được nhập.
Hệ thống có 5 bộ lọc trong danh sách người dùng:
Workspace role: Lọc theo quyền trong workspace, user chọn từ danh sách.
Organization: Lọc theo phòng ban, user chọn từ danh sách.
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Application role: Lọc theo quyền trong ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trang thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách người dùng tương ứng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Ở cột organization, chọn ô organization tương ứng với người dùng sẽ được thêm phòng ban.
Bước 2: Chọn organization trong danh sách các organization hiện có. Để đọc hướng dẫn thêm phòng ban, ấn vào đây.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn nút Intive users để thực hiện mời người dùng tham gia workspace.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin mời người dùng.
Bước 3: Nhập thông tin.
Email address (bắt buộc): Nhập ít nhất 1 địa chỉ email đúng định dạng, các email được tách bằng cách ấn phím space hoặc phím enter.
Organization (tùy chọn): Chọn organization từ danh sách, có thể để trống.
Workspace role (bắt buộc): Chọn vai trò của người dùng được mời.
- Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
- Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Application role (tùy chọn): Chọn vai trò từ danh sách để phân quyền truy cập ứng dụng và vai trò trong ứng dụng cho người được mời.
Bước 4: Bấm Send invite để gửi email lời mời.
Người dùng được mời sẽ hiển thị trong danh sách người dùng với trạng thái Invited .
Bước 5: Sau khi gửi lời mời
Owner: Trường hợp người được mời không nhận được mail hoặc chưa xác nhận lời mời trong thời gian hiệu lực thì người dùng là owner có thể gửi lại lời mời bằng các bước:
- Mở menu bar ở cột action bên cạnh View Detail
- Bấm Resend invitation để thực hiện mời lại người dùng vào workspace.
Member: Người dùng được mời vào workspace truy cập email và bấm vào link xác nhận lời mời tham gia workspace. Link có hiệu lực trong vòng 24 giờ. Sau 24 giờ, workspace owner phải gửi lại lời mời tham gia.
Note: Khi user chấp nhận lời mời thì trạng thái Invited → Active
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào trang Quản lý người dùng
Bước 2: Ở cột action, nhấn nút View Detail.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Ở màn hình này, người dùng là owner có thể thực hiện các chức năng:
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động (cách 2)
Xóa người dùng (cách 2)
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Quyền trong workspace là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong workspace. Có 2 vai trò chính trong workspace:
Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, nhấn nút Change ở mục Workspace role.
Bước 2: Hệ thống hiện thị ra danh sách role trong Workspace (Owner/Member).
Bước 3: User chọn role muốn thay đổi.
Bước 4: Hệ thống cập nhật role mới và thông báo thành công.
Quyền trong ứng dụng là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong ứng dụng. Các vai trò trong ứng dụng có thể được thiết lập trên trang Quản lý vai trò.
Thêm vai trò cho người dùng
Xóa vai trò của người dùng
Các bước thực hiện:
Có 2 cách để thêm vai trò cho người dùng:
Cách 1: Vào màn hình thông tin chi tiết của người dùng
Bước 1: Nhấn nút Add Application role.
Bước 2: Thiết lập quyền cho người dùng
Application: Chọn từ danh sách ứng dụng
Role: Chọn từ danh sách quyền tương ứng với ứng dụng đã chọn. (Nếu chưa có ứng dụng nào được chọn, danh sách quyền sẽ trống)
Bước 3: Nhấn nút Confirm để hoàn tất thêm quyền ứng dụng.
Bước 4: Hệ thống hiển thị quyền mới được thêm vào ở cuối danh sách.
Cách 2: Vào màn hình quản lý vai trò
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn thêm cho người dùng.
Bước 2: Chọn Add user to role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng gồm tên và email.
Bước 4: Chọn 1 hoặc nhiều người dùng (User có thể chọn Clear để bỏ chọn hết hoặc Select all để chọn hết người dùng) .
Bước 5: Nhấn Confirm để thêm vai trò cho người dùng được chọn.
Bước 6: Hệ thống thông báo thành công kèm số lượng người dùng được thêm vai trò thành công.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, mở menu bar ở cột Action.
Bước 2: Chọn Remove from application để xóa người dùng khỏi quyền ứng dụng tương ứng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên trang Quản lý người dùng
- Cách 1: Mở menu ở cột Action.
- Cách 2: Ấn nút View Detail ở cột Action
Bước 2: User bấm nút Deactive/ Active
Cách 1: Vị trí nút Deactive/Active ở cách 1
Cách 2: Vị trí nút Deactive / Active ở cách 2
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu user xác nhận.
Bước 4: Nhấn nút Confirm để xác nhận sửa trạng thái.
Bước 5: Hệ thống thay đổi trạng thái người dùng.
Chú ý: Không thể Deactive người tạo ra workspace
Các bước thực hiện:
Bước 1: Có 2 cách để xóa người dùng.
Cách 1: Mở menu app ở cột Action
Cách 2: Ấn nút View Detail ở cột Action
Bước 2: Bấm nút Remove user
Cách 1: Vị trí nút Remove user ở cách 1
Cách 2: Vị trí nút Remove user ở cách 2
Chú ý: Không thể xóa người tạo ra workspace
Quyền truy cập dữ liệu là quyền xem, thiết lập các dữ liệu đặc quyền như dữ liệu người dùng. Việc ủy quyền dữ liệu đặc quyền cho các thành viên nhất định giúp kiểm soát truy cập nhằm bảo vệ dữ liệu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu app ở cột Action
Bước 2: Chọn Privilege data
Bước 3: Hệ thống hiển thị forrm để chỉnh sửa quyền truy cập dữ liệu của người dùng.
Bước 4: Chỉnh sửa/ cập nhật quyền truy cập dữ liệu.
Warehouse: Quyền truy cập dữ liệu kho, user chọn từ danh sách gồm các kho hiện có.
Market: Quyền truy cập dữ liệu market, chọn từ danh sách gồm các market hiện có.
Data assigned to user: Quyền xem thông tin người dùng (Tất cả mọi người/ Chỉ mình người dùng)
View customer: Quyền xem thông tin khách hàng
Bước 5: Sau khi hoàn tất cập nhật quyền, bấm nút Save để lưu lại cập nhật.
Để truy cập trang quản lí vai trò trong ứng dụng, chọn mục Roles trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
Màn hình quản lí danh sách vai trò hiển thị các thông tin bao gồm:
Application role: Vai trò trong ứng dụng
Application: Ứng dụng tương ứng với vai trò.
Number of users: Số người sở hữu vai trò.
Status: Trạng thái của vai trò.
Created at: Ngày tạo vai trò.
Updated at: Ngày cập nhật vai trò.
Action: Các chức năng có thể thực hiện với vai trò.
Tìm kiếm vai trò
Lọc vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhập từ khóa (tên vai trò, mã vai trò hoặc mô tả của vai trò) vào thanh tìm kiếm.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách vai trò tương ứng với từ khóa.
Hệ thống có 2 bộ lọc cho danh sách vai trò:
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trạng thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Sử dụng 1 hoặc 2 bộ lọc.
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách vai trò tương ứng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Create new role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo vai trò mới.
Bước 3: Điền các thông tin.
Application (bắt buộc): Chọn 1 ứng dụng từ danh sách.
Name (bắt buộc): Nhập tên vai trò.
Code (bắt buộc): Mã vai trò sẽ được nhập tự động theo tên vai trò, có thể thay đổi.
isDefault: Chọn ô này để cài đặt vai trò là mặc định
Description: Nhập mô tả cho vai trò.
Select permission: Chọn ít nhất 1 quyền mà vai trò này sở hữu, chọn từ danh sách các quyền thuộc ứng dụng đã được chọn trước đó. Phần này sẽ trống nếu trước đó chưa chọn ứng dụng nào.
Bước 4: Nhấn Save để lưu thông tin tạo vai trò mới.
Bước 5: Hệ thống cập nhật vai trò mới lên đầu danh sách và thông báo thành công.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trong màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Edit ở cột Action của vai trò muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa vai trò với thông tin giống khi tạo mới vai trò.
Bước 3: Chỉnh sửa thông tin vai trò.
Bước 4: Nhấn Save để cập nhật thông tin mới.
Bước 5: Hệ thống quay lại danh sách vai trò và thông báo cập nhật thành công.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn nhân lên.
Bước 2: Chọn Duplicate role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình Duplicate role.
Bước 4: Thay đổi tên vai trò và mã code vai trò. Các trường còn lại có thể chọn thay đổi hoặc không.
Bước 5: Nhấn Save để lưu lại thông tin của Duplicate role.
Bước 6: Hệ thống hiển thị Duplicate role trên đầu danh sách vai trò và thông báo thành công.
Chú ý: Tên vai trò và mã code vai trò không được trùng với vai trò khác nên bắt buộc phải thay đổi khi nhân đôi.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn xóa.
Bước 2: Chọn Delete.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa.
Bước 4: Chọn Confirm để xác nhận xóa.
Bước 5: Hệ thống xóa vai trò khỏi danh sách và thông báo thành công.
Chú ý: Các trường hợp không thể xóa vai trò:
- Vai trò mặc định của hệ thống (có tag system role) không thể xóa.
- Có người dùng trong vai trò đó.
Mục lục
Quản lý phòng ban
1.1. Thêm phòng ban
1.2. Tìm kiếm phòng ban
1.3. Chỉnh sửa phòng ban
1.4. Xóa phòng ban
Quản lý người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
2.3. Quản lý quyền của người dùng
2.4. Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
2.5. Xóa người dùng
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quản lý các vai trò trong ứng dụng
3.1. Quản lý danh sách vai trò
3.2. Thêm vai trò mới
3.3. Chỉnh sửa vai trò
3.4. Nhân đôi vai trò
3.5. Xóa vai trò
Các bước truy cập vào mục User & Roles - Quản lí người dùng và phân quyền:
Bước 1: Vào cài đặt workspace
Bước 2: Chọn User & Roles trên thanh điều hướng phía bên trái.
Bước 3: Hệ thống mặc định vào trang User quản lý người dùng.
Mục User & Roles bao gồm 3 phần:
Organization: Quản lý phòng ban
User: Quản lý người dùng
Roles: Quản lý các vai trò trong ứng dụng
1. Quản lý phòng ban
Để truy cập trang quản lí phòng ban, user cần chọn mục Organization trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lý phòng ban.
Các chức năng chính bao gồm:
Thêm phòng ban
Tìm kiếm phòng ban
Chỉnh sửa phòng ban
Xóa phòng ban
Màn hình quản lí phòng ban hiển thị danh sách thông tin tổng quát của các phòng ban bao gồm:
Code: Mã phòng ban
Name: Tên phòng ban
Order number: Số thứ tự phòng ban
Created at: Ngày tạo phòng ban
Updated at: Ngày cập nhật phòng ban
Và cột Action gồm các chức năng có thể thực hiện với phòng ban như chỉnh sửa, xóa.
1.1. Thêm phòng ban
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình trang quản lí tổ chức, chọn Create Organization ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Màn hình hiển thị form điền thông tin phòng ban, người dùng nhập thông tin phòng ban.
Organization parent: Chọn phòng ban sở hữu từ danh sách. Nếu phòng ban được thêm mới không dưới quyền bất kì phòng ban nào, user có thể để trống hoặc chọn No value.
Code: Nhập code của phòng ban bao gồm 3 - 50 kí tự chữ hoa, viết liền, không dấu.
Name: Tên của phòng ban bao gồm 3 - 250 kí tự.
Order number: Số thứ tự phòng ban, phòng ban sẽ được sắp xếp trên danh sách theo số thứ tự này.
Bước 3: Sau khi hoàn tất điền thông tin phòng ban, chọn Confirm để tạo phòng ban.
Bước 4: Hệ thống thêm phòng ban mới vào danh sách theo thứ tự bảng chữ cái.
Note: Code của các phòng ban có organization parent khi hiển thị trên danh sách sẽ bao gồm code của organization parent ở đầu.
1.2. Tìm kiếm phòng ban
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập code hoặc tên phòng ban muốn tìm kiếm vào ô tìm kiếm nằm phía trên danh sách phòng ban.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách tương ứng với từ khóa được nhập trên thanh tìm kiếm.
1.3. Chỉnh sửa phòng ban
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn vào nút Edit trên dòng của phòng ban muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị form điền thông tin giống khi tạo mới.
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin, nhấn nút Confirm để lưu/ cập nhật thông tin.
Bước 4: Hệ thống cập nhật thông tin phòng ban mới và hiển thị ngày cập nhật trên danh sách.
1.4. Xóa phòng ban
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bên cạnh nút Edit trên dòng của phòng ban muốn xóa
Bước 2: Chọn Delete để xóa phòng ban
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông báo không thể khôi phục mục đã xóa và yêu cầu xác nhận.
Bước 4: Nhấn nút Confirm để xác nhận xóa.
Chú ý: Nếu phòng ban có phòng ban khác là child thì KHÔNG THỂ XÓA. Cần phải xóa hết các organization child mới có thể xóa được organization parent.
2. Quản lý người dùng
Chú ý: Chỉ người dùng là owner - người sở hữu mới có thể sử dụng các tính năng trong phần quản lí người dùng.
Hệ thống sẽ mặc định vào trang quản lí người dùng khi truy cập mục User & Roles.
Phần này gồm có 6 mục:
Quản lí danh sách người dùng
Mời người dùng tham gia Workspace
Quản lý quyền của người dùng
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Xóa người dùng
Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
Màn hình quản lí danh sách người dùng hiển thị các thông tin tổng quát của người dùng bao gồm:
Users: Tên người dùng và email.
Organization: Phòng ban người dùng trực thuộc.
Workspace role: Vai trò trong workspace.
Application role: Vai trò trong ứng dụng.
Status: Trạng thái tài khoản người dùng. (Active/Deactive/Invited)
Member since: Ngày vào workspace
Action: Các chức năng có thể thực hiện với người dùng.
Các chức năng chính:
Tìm kiếm người dùng
Lọc người dùng
Thêm phòng ban cho người dùng
Tìm kiếm người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập tên hoặc email của người dùng cần tìm vào ô tìm kiếm
́.Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng tương ứng với từ khóa được nhập.
Lọc người dùng
Hệ thống có 5 bộ lọc trong danh sách người dùng:
Workspace role: Lọc theo quyền trong workspace, user chọn từ danh sách.
Organization: Lọc theo phòng ban, user chọn từ danh sách.
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Application role: Lọc theo quyền trong ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trang thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn 1 hoặc nhiều bộ lọc
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách người dùng tương ứng.
Thêm phòng ban cho người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Ở cột organization, chọn ô organization tương ứng với người dùng sẽ được thêm phòng ban.
Bước 2: Chọn organization trong danh sách các organization hiện có. Để đọc hướng dẫn thêm phòng ban, ấn vào đây.
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn nút Intive users để thực hiện mời người dùng tham gia workspace.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin mời người dùng.
Bước 3: Nhập thông tin.
Email address (bắt buộc): Nhập ít nhất 1 địa chỉ email đúng định dạng, các email được tách bằng cách ấn phím space hoặc phím enter.
Organization (tùy chọn): Chọn organization từ danh sách, có thể để trống.
Workspace role (bắt buộc): Chọn vai trò của người dùng được mời.
- Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
- Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Application role (tùy chọn): Chọn vai trò từ danh sách để phân quyền truy cập ứng dụng và vai trò trong ứng dụng cho người được mời.
Bước 4: Bấm Send invite để gửi email lời mời.
Người dùng được mời sẽ hiển thị trong danh sách người dùng với trạng thái Invited .
Bước 5: Sau khi gửi lời mời
Owner: Trường hợp người được mời không nhận được mail hoặc chưa xác nhận lời mời trong thời gian hiệu lực thì người dùng là owner có thể gửi lại lời mời bằng các bước:
- Mở menu bar ở cột action bên cạnh View Detail
- Bấm Resend invitation để thực hiện mời lại người dùng vào workspace.
Member: Người dùng được mời vào workspace truy cập email và bấm vào link xác nhận lời mời tham gia workspace. Link có hiệu lực trong vòng 24 giờ. Sau 24 giờ, workspace owner phải gửi lại lời mời tham gia.
Note: Khi user chấp nhận lời mời thì trạng thái Invited → Active
2.3. Quản lý quyền của người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Vào trang Quản lý người dùng
Bước 2: Ở cột action, nhấn nút View Detail.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Ở màn hình này, người dùng là owner có thể thực hiện các chức năng:
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động (cách 2)
Xóa người dùng (cách 2)
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Các chức năng chính:
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quyền trong workspace là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong workspace. Có 2 vai trò chính trong workspace:
Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, nhấn nút Change ở mục Workspace role.
Bước 2: Hệ thống hiện thị ra danh sách role trong Workspace (Owner/Member).
Bước 3: User chọn role muốn thay đổi.
Bước 4: Hệ thống cập nhật role mới và thông báo thành công.
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Quyền trong ứng dụng là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong ứng dụng. Các vai trò trong ứng dụng có thể được thiết lập trên trang Quản lý vai trò.
Các chức năng chính:
Thêm vai trò cho người dùng
Xóa vai trò của người dùng
Thêm vai trò cho người dùng
Các bước thực hiện:
Có 2 cách để thêm vai trò cho người dùng:
Cách 1: Vào màn hình thông tin chi tiết của người dùng
Bước 1: Nhấn nút Add Application role.
Bước 2: Thiết lập quyền cho người dùng
Application: Chọn từ danh sách ứng dụng
Role: Chọn từ danh sách quyền tương ứng với ứng dụng đã chọn. (Nếu chưa có ứng dụng nào được chọn, danh sách quyền sẽ trống)
Bước 3: Nhấn nút Confirm để hoàn tất thêm quyền ứng dụng.
Bước 4: Hệ thống hiển thị quyền mới được thêm vào ở cuối danh sách.
Cách 2: Vào màn hình quản lý vai trò
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn thêm cho người dùng.
Bước 2: Chọn Add user to role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng gồm tên và email.
Bước 4: Chọn 1 hoặc nhiều người dùng (User có thể chọn Clear để bỏ chọn hết hoặc Select all để chọn hết người dùng) .
Bước 5: Nhấn Confirm để thêm vai trò cho người dùng được chọn.
Bước 6: Hệ thống thông báo thành công kèm số lượng người dùng được thêm vai trò thành công.
Xóa vai trò của người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, mở menu bar ở cột Action.
Bước 2: Chọn Remove from application để xóa người dùng khỏi quyền ứng dụng tương ứng.
2.4. Chỉnh sửa trang thái hoạt động người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên trang Quản lý người dùng
- Cách 1: Mở menu ở cột Action.
- Cách 2: Ấn nút View Detail ở cột Action
Bước 2: User bấm nút Deactive/ Active
Cách 1: Vị trí nút Deactive/Active ở cách 1
Cách 2: Vị trí nút Deactive / Active ở cách 2
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu user xác nhận.
Bước 4: Nhấn nút Confirm để xác nhận sửa trạng thái.
Bước 5: Hệ thống thay đổi trạng thái người dùng.
Chú ý: Không thể Deactive người tạo ra workspace
2.5. Xóa người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Có 2 cách để xóa người dùng.
Cách 1: Mở menu app ở cột Action
Cách 2: Ấn nút View Detail ở cột Action
Bước 2: Bấm nút Remove user
Cách 1: Vị trí nút Remove user ở cách 1
Cách 2: Vị trí nút Remove user ở cách 2
Chú ý: Không thể xóa người tạo ra workspace
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quyền truy cập dữ liệu là quyền xem, thiết lập các dữ liệu đặc quyền như dữ liệu người dùng. Việc ủy quyền dữ liệu đặc quyền cho các thành viên nhất định giúp kiểm soát truy cập nhằm bảo vệ dữ liệu.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu app ở cột Action
Bước 2: Chọn Privilege data
Bước 3: Hệ thống hiển thị forrm để chỉnh sửa quyền truy cập dữ liệu của người dùng.
Bước 4: Chỉnh sửa/ cập nhật quyền truy cập dữ liệu.
Warehouse: Quyền truy cập dữ liệu kho, user chọn từ danh sách gồm các kho hiện có.
Market: Quyền truy cập dữ liệu market, chọn từ danh sách gồm các market hiện có.
Data assigned to user: Quyền xem thông tin người dùng (Tất cả mọi người/ Chỉ mình người dùng)
View customer: Quyền xem thông tin khách hàng
Bước 5: Sau khi hoàn tất cập nhật quyền, bấm nút Save để lưu lại cập nhật.
3. Quản lý các vai trò trong ứng dụng
Để truy cập trang quản lí vai trò trong ứng dụng, chọn mục Roles trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
3.1. Quản lý danh sách vai trò
Màn hình quản lí danh sách vai trò hiển thị các thông tin bao gồm:
Application role: Vai trò trong ứng dụng
Application: Ứng dụng tương ứng với vai trò.
Number of users: Số người sở hữu vai trò.
Status: Trạng thái của vai trò.
Created at: Ngày tạo vai trò.
Updated at: Ngày cập nhật vai trò.
Action: Các chức năng có thể thực hiện với vai trò.
Các chức năng chính:
Tìm kiếm vai trò
Lọc vai trò
Tìm kiếm vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhập từ khóa (tên vai trò, mã vai trò hoặc mô tả của vai trò) vào thanh tìm kiếm.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách vai trò tương ứng với từ khóa.
Lọc vai trò
Hệ thống có 2 bộ lọc cho danh sách vai trò:
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trạng thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Sử dụng 1 hoặc 2 bộ lọc.
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách vai trò tương ứng.
3.2. Thêm vai trò mới
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Create new role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo vai trò mới.
Bước 3: Điền các thông tin.
Application (bắt buộc): Chọn 1 ứng dụng từ danh sách.
Name (bắt buộc): Nhập tên vai trò.
Code (bắt buộc): Mã vai trò sẽ được nhập tự động theo tên vai trò, có thể thay đổi.
isDefault: Chọn ô này để cài đặt vai trò là mặc định
Description: Nhập mô tả cho vai trò.
Select permission: Chọn ít nhất 1 quyền mà vai trò này sở hữu, chọn từ danh sách các quyền thuộc ứng dụng đã được chọn trước đó. Phần này sẽ trống nếu trước đó chưa chọn ứng dụng nào.
Bước 4: Nhấn Save để lưu thông tin tạo vai trò mới.
Bước 5: Hệ thống cập nhật vai trò mới lên đầu danh sách và thông báo thành công.
3.3. Chỉnh sửa vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trong màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Edit ở cột Action của vai trò muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa vai trò với thông tin giống khi tạo mới vai trò.
Bước 3: Chỉnh sửa thông tin vai trò.
Bước 4: Nhấn Save để cập nhật thông tin mới.
Bước 5: Hệ thống quay lại danh sách vai trò và thông báo cập nhật thành công.
3.4. Nhân đôi vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn nhân lên.
Bước 2: Chọn Duplicate role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình Duplicate role.
Bước 4: Thay đổi tên vai trò và mã code vai trò. Các trường còn lại có thể chọn thay đổi hoặc không.
Bước 5: Nhấn Save để lưu lại thông tin của Duplicate role.
Bước 6: Hệ thống hiển thị Duplicate role trên đầu danh sách vai trò và thông báo thành công.
Chú ý: Tên vai trò và mã code vai trò không được trùng với vai trò khác nên bắt buộc phải thay đổi khi nhân đôi.
3.5. Xóa vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn xóa.
Bước 2: Chọn Delete.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa.
Bước 4: Chọn Confirm để xác nhận xóa.
Bước 5: Hệ thống xóa vai trò khỏi danh sách và thông báo thành công.
Chú ý: Các trường hợp không thể xóa vai trò:
- Vai trò mặc định của hệ thống (có tag system role) không thể xóa.
- Có người dùng trong vai trò đó.
Cập nhật vào: 16/08/2024
Cảm ơn!