Quản lý người dùng và phân quyền
Tổng quan
Quản lý người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
2.3. Quản lý quyền của người dùng
2.4. Chỉnh sửa trạng thái hoạt động của người dùng
2.5. Xóa người dùng
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quản lý nhóm vai trò
3.1. Tạo nhóm
3.2. Chỉnh sửa thông tin nhóm
3.3. Thêm thành viên vào nhóm
3.4. Quản lý quyền truy cập ứng dụng
3.5. Xóa nhóm
Quản lý các vai trò trong ứng dụng
4.1. Quản lý danh sách vai trò
4.2. Thêm vai trò mới
4.3. Chỉnh sửa vai trò
4.4. Nhân đôi vai trò
4.5. Xóa vai trò
Việc quản lý hiệu quả người dùng và quyền truy cập của họ vào hệ thống là điều cần thiết để chuẩn hóa quy trình làm việc và bảo mật thông tin. Trong workspace, các thành viên sẽ được chia thành các vai trò (role) với các quyền riêng biệt. Phần hướng dẫn này sẽ cung cấp cho người dùng quy trình các bước để thiết lập và quản lý hệ thống người dùng và phân quyền.
Bước 1: Vào cài đặt workspace.
Bước 2: Chọn User & Roles trên thanh điều hướng phía bên trái.
Bước 3: Hệ thống mặc định vào trang *User quản lý người dùng*. Mục *User & Roles* bao gồm 3 phần:
User: Quản lý người dùng
Group role: Quản lý nhóm vai trò
Roles: Quản lý các quyền trong ứng dụng
Chú ý: Chỉ người dùng là owner - người sở hữu mới có thể thực hiện các tính năng trong phần quản lí người dùng.
Hệ thống sẽ mặc định vào trang quản lí người dùng khi truy cập mục User & Roles.
Các chức năng chính:
Quản lí danh sách người dùng
Mời người dùng tham gia workspace
Quản lý quyền của người dùng
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Xóa người dùng
Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Màn hình quản lí danh sách người dùng hiển thị các thông tin tổng quát của người dùng bao gồm:
Users: Tên người dùng và email.
Workspace role: Vai trò trong workspace.
Status: Trạng thái tài khoản người dùng. (Active/Deactive/Invited)
Action: Các chức năng có thể thực hiện với người dùng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập tên hoặc email của người dùng cần tìm vào ô tìm kiếm.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng tương ứng với từ khóa được nhập.
Hệ thống có 5 bộ lọc trong danh sách người dùng:
Workspace role: Lọc theo quyền trong workspace, user chọn từ danh sách.
Group role: Lọc theo nhóm vai trò
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Application role: Lọc theo quyền trong ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trang thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn nút Intive users để thực hiện mời người dùng tham gia workspace.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin mời người dùng.
Người dùng thực hiện cấu hình các thông tin cho người dùng mới
Email address (bắt buộc): Người dùng nhập email của người muốn mời vào workspace. Nhập ít nhất 1 địa chỉ email đúng định dạng, các email được tách bằng cách ấn phím space hoặc phím enter.*
* Application role (tùy chọn): Chọn vai trò từ danh sách để phân quyền truy cập ứng dụng và vai trò trong ứng dụng cho người được mời.
Note: Khi tick vào ô Workspace owner, hệ thống sẽ từ động gán tất cả vai trò trong workspace.
Group role (tùy chọn): Chọn nhóm vai trò từ danh sách để gán cho người dùng.
Bước 4: Bấm Send invite để gửi email lời mời.
Hệ thống hiển thị số người gửi lời mời thành công.
Người dùng được mời sẽ hiển thị trong danh sách người dùng với trạng thái Invited.
Bước 5: Sau khi gửi lời mời
Owner: Trường hợp người được mời không nhận được mail hoặc chưa xác nhận lời mời trong thời gian hiệu lực thì người dùng là owner có thể gửi lại lời mời bằng các bước:
Mở menu bar ở cột action bên cạnh View Detail
2. Bấm Resend invitation để thực hiện mời lại người dùng vào workspace.
* Member: Người dùng được mời vào workspace truy cập email và bấm vào link xác nhận lời mời tham gia workspace. Link có hiệu lực trong vòng 24 giờ. Sau 24 giờ, workspace owner phải gửi lại lời mời tham gia.
Note: Khi user chấp nhận lời mời thì trạng thái Invited → Active
Bước 1: Vào trang quản lí người dùng.
Bước 2: Ở cột action, nhấn nút View Detail.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Ở màn hình này, người dùng là owner có thể thực hiện các chức năng:
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động (cách 2)
Xóa người dùng (cách 2)
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Quyền trong workspace là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong workspace. Có 2 vai trò chính trong workspace:
Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, nhấn nút Change ở mục Workspace role.
Bước 2: Hệ thống hiện thị ra danh sách role trong Workspace (Owner/Member).
Bước 3: User chọn role muốn thay đổi.
Bước 4: Hệ thống cập nhật role mới và thông báo thành công.
Quyền trong ứng dụng là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong ứng dụng. Các vai trò trong ứng dụng có thể được thiết lập trên trang Quản lý vai trò.
Thêm vai trò cho người dùng
Các bước thực hiện:
Có 2 cách để thêm vai trò cho người dùng:
Cách 1: Vào màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Bước 1: Nhấn nút Add Application role.
Bước 2: Thiết lập quyền cho người dùng.
Bước 3: Nhấn nút Confirm để hoàn tất thêm quyền ứng dụng.
Bước 4: Hệ thống hiển thị quyền mới được thêm vào vào danh sách.
Cách 2: Vào màn hình quản lý vai trò
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn thêm cho người dùng.
Bước 2: Chọn Add user to role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng gồm tên và email.
Bước 4: Chọn 1 hoặc nhiều người dùng (User có thể chọn Clear để bỏ chọn hết hoặc Select all để chọn hết người dùng).
Bước 5: Nhấn Confirm để thêm vai trò cho người dùng được chọn.
Hệ thống thông báo thành công.
Xóa vai trò của người dùng
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, mở menu bar ở cột action.
Bước 2: Chọn Remove from application để xóa người dùng khỏi quyền ứng dụng tương ứng.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, bấm nút Confirm để xác nhận.
Hệ thống xóa vai trò của người dùng và thông báo thành công.
Có 2 cách để chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Cách 1: Trên trang quản lí người dùng
Bước 1: Mở menu app ở cột Action
Bước 2: User bấm nút Deactive/Active.
Cách 2: Truy cập trang thông tin chi tiết của người dùng
Bước 1: User bấm nút Deactive/Active
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu user xác nhận. Nhấn nút Confirm để xác nhận sửa trạng thái.
Hệ thống cập nhật trạng thái người dùng
Chú ý: Không thể Deactive người tạo ra workspace
Có 2 cách để xóa người dùng
Cách 1: Trên trang quản lý người dùng
Bước 1: Mở menu app ở cột Action > Bấm nút Remove user
Cách 2: Trên trang thông tin chi tiết của người dùng
Bước 1: Bấm nút Remove user
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận xóa.
Hệ thống xóa người dùng khỏi workspace và thông báo thành công.
Chú ý: Không thể xóa người tạo ra workspace
Quyền truy cập dữ liệu là quyền xem, thiết lập các dữ liệu đặc quyền như dữ liệu người dùng. Việc ủy quyền dữ liệu đặc quyền cho các thành viên nhất định giúp kiểm soát truy cập nhằm bảo vệ dữ liệu.
Bước 1: Mở menu app ở cột Action > Chọn Privilege data.
Bước 2: Hệ thống hiển thị forrm để chỉnh sửa quyền truy cập dữ liệu của người dùng.
Bước 3: Chỉnh sửa/ cập nhật quyền truy cập dữ liệu.
Warehouse: Quyền truy cập dữ liệu kho, user chọn từ danh sách gồm các kho hiện có.
Market: Quyền truy cập dữ liệu market, chọn từ danh sách gồm các market hiện có.
Data assigned to user: Quyền xem thông tin người dùng (Tất cả mọi người/ Chỉ mình người dùng)
View customer: Quyền xem thông tin khách hàng
Warehouse POS: Quyền truy cập dữ liệu kho POS
Bước 4: Sau khi hoàn tất cập nhật quyền, bấm nút Save để lưu lại cập nhật.
Để truy cập trang quản lí nhóm vai trò trong ứng dụng, chọn mục Group role trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
Trên danh sách vai trò hiển thị các thông tin:
Group: Tên nhóm vai trò
Number of users: Số lượng thành viên trong nhóm
Application access: Số lượng ứng dụng nhóm có quyền truy cập
Sắp xếp thứ tự nhóm vai trò
Người dùng có thể thực hiện sắp xếp thứ tự như sau
Các chức năng có thể thực hiện
Tạo nhóm
Chỉnh sửa thông tin nhóm
Thêm thành viên vào nhóm
Thêm quyền truy cập ứng dụng
Xóa nhóm
Bước 1: Trên màn hình quản lý nhóm vai trò, bấm nút Create group role.
Bước 2: Người dùng nhập các thông tin của nhóm vai trò.
Name: Bắt buộc nhập tên nhóm
Group member: Gán thành viên cho nhóm
Description: Nhập mô tả cho nhóm
Bước 3: Bấm nút Confirm để tạo nhóm.
Hệ thống tạo nhóm thành công sẽ điều hướng người dùng tới màn thông tin chi tiết của nhóm.
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Edit group info
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop up chỉnh sửa thông tin nhóm, người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa tên và mô tả nhóm.
Bước 4: Sau khi hoàn tất chính sửa thông tin, bấm nút Confirm để lưu.
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Add group members
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách thành viên trong workspace, tick vào thành viên muốn thêm.
Bước 4: Bấm nút Confirm để xác nhận thêm thành viên.
Hệ thống thêm thành viên vào nhóm vai trò và thông báo thành công.
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Add application
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop up thêm quyền truy cập ứng dụng
Bước 4: Bấm nút Confirm để lưu.
Hệ thống thêm quyền truy cập cho nhóm vai trò và thông báo thành công.
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút ba chấm tại cột Action trên danh sách quyền truy cập.
Bước 3: Chọn Remove application from group.
Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận.
Hệ thống thông báo thành công.
Bước 1: Bấm nút ba chấm tại cột Action trên danh sách nhóm vai trò.
Bước 2: Bấm nút Delete.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận xóa.
Hệ thống xóa nhóm vai trò khỏi danh sách.
Để truy cập trang quản lí vai trò trong ứng dụng, chọn mục Role App trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
Màn hình quản lí danh sách vai trò hiển thị các thông tin bao gồm:
Application role: Vai trò trong ứng dụng
Application: Ứng dụng tương ứng với vai trò.
Number of users: Số người sở hữu vai trò.
Status: Trạng thái của vai trò.
Action: Các chức năng có thể thực hiện với vai trò.
Trên màn hình quản lí vai trò, nhập từ khóa (tên vai trò, mã vai trò hoặc mô tả của vai trò) vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị danh sách vai trò tương ứng với từ khóa.
Các bước thực hiện:
Hệ thống có 2 bộ lọc cho danh sách vai trò:
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trạng thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Bước 1: Sử dụng 1 hoặc 2 bộ lọc.
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách vai trò tương ứng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Create new role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo vai trò mới.
Bước 3: Điền các thông tin.
Application (bắt buộc): Chọn 1 ứng dụng từ danh sách.
Name (bắt buộc): Nhập tên vai trò.
Code (bắt buộc): Mã vai trò sẽ được nhập tự động theo tên vai trò, có thể thay đổi.
isDefault: Chọn ô này để cài đặt vai trò là mặc định
Description: Nhập mô tả cho vai trò.
Select permission: Chọn ít nhất 1 quyền mà vai trò này sở hữu, chọn từ danh sách các quyền dựa theo ứng dụng đã được chọn trước đó. Phần này sẽ trống nếu trước đó chưa chọn ứng dụng nào.
Bước 4: Nhấn Save để lưu thông tin tạo vai trò mới.
Bước 5: Hệ thống cập nhật vai trò mới lên danh sách và thông báo thành công.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trong màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Edit ở cột Action của vai trò muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa vai trò với thông tin giống khi tạo mới vai trò.
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin, nhấn Save để cập nhật thông tin mới.
Bước 4: Hệ thống quay lại danh sách vai trò và thông báo cập nhật thành công.
Chức năng nhân đôi vai trò giúp cho người dùng nhanh chóng tạo vai trò mới với các quyền tương tự vai trò sẵn có.
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn nhân lên > Chọn Duplicate role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Duplicate role. Người dùng bắt buộc phải thay đổi tên và mã vai trò, các trường còn lại có thể thực hiện thay đổi hoặc giữ nguyên
Bước 3: Nhấn Save để lưu lại thông tin của Duplicate role.
Bước 4: Hệ thống cập nhật Duplicate role trên danh sách vai trò và thông báo thành công.
Chú ý: Tên vai trò và mã code vai trò không được trùng với vai trò khác nên bắt buộc phải thay đổi khi nhân đôi.
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn xóa > Chọn Delete
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa.
Bước 4: Chọn Confirm để xác nhận xóa.
Bước 5: Hệ thống xóa vai trò khỏi danh sách và thông báo thành công.
!Chú ý: Các trường hợp không thể xóa vai trò.
- Vai trò mặc định của hệ thống (có tag system role) không thể xóa.
- Có người dùng được phân quyền vai trò đó.
Quản lý người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
2.3. Quản lý quyền của người dùng
2.4. Chỉnh sửa trạng thái hoạt động của người dùng
2.5. Xóa người dùng
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quản lý nhóm vai trò
3.1. Tạo nhóm
3.2. Chỉnh sửa thông tin nhóm
3.3. Thêm thành viên vào nhóm
3.4. Quản lý quyền truy cập ứng dụng
3.5. Xóa nhóm
Quản lý các vai trò trong ứng dụng
4.1. Quản lý danh sách vai trò
4.2. Thêm vai trò mới
4.3. Chỉnh sửa vai trò
4.4. Nhân đôi vai trò
4.5. Xóa vai trò
1. Tổng quan
Việc quản lý hiệu quả người dùng và quyền truy cập của họ vào hệ thống là điều cần thiết để chuẩn hóa quy trình làm việc và bảo mật thông tin. Trong workspace, các thành viên sẽ được chia thành các vai trò (role) với các quyền riêng biệt. Phần hướng dẫn này sẽ cung cấp cho người dùng quy trình các bước để thiết lập và quản lý hệ thống người dùng và phân quyền.
Các bước truy cập vào User & Role - Quản lý người dùng và phân quyền
Bước 1: Vào cài đặt workspace.
Bước 2: Chọn User & Roles trên thanh điều hướng phía bên trái.
Bước 3: Hệ thống mặc định vào trang *User quản lý người dùng*. Mục *User & Roles* bao gồm 3 phần:
User: Quản lý người dùng
Group role: Quản lý nhóm vai trò
Roles: Quản lý các quyền trong ứng dụng
2. Quản lý người dùng
Chú ý: Chỉ người dùng là owner - người sở hữu mới có thể thực hiện các tính năng trong phần quản lí người dùng.
Hệ thống sẽ mặc định vào trang quản lí người dùng khi truy cập mục User & Roles.
Các chức năng chính:
Quản lí danh sách người dùng
Mời người dùng tham gia workspace
Quản lý quyền của người dùng
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Xóa người dùng
Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
2.1. Quản lí danh sách người dùng
Màn hình quản lí danh sách người dùng hiển thị các thông tin tổng quát của người dùng bao gồm:
Users: Tên người dùng và email.
Workspace role: Vai trò trong workspace.
Status: Trạng thái tài khoản người dùng. (Active/Deactive/Invited)
Action: Các chức năng có thể thực hiện với người dùng.
Tìm kiếm người dùng
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhập tên hoặc email của người dùng cần tìm vào ô tìm kiếm.
Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng tương ứng với từ khóa được nhập.Lọc người dùng
Hệ thống có 5 bộ lọc trong danh sách người dùng:
Workspace role: Lọc theo quyền trong workspace, user chọn từ danh sách.
Group role: Lọc theo nhóm vai trò
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Application role: Lọc theo quyền trong ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trang thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
2.2. Mời người dùng tham gia Workspace
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấn nút Intive users để thực hiện mời người dùng tham gia workspace.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình nhập thông tin mời người dùng.
Người dùng thực hiện cấu hình các thông tin cho người dùng mới
Email address (bắt buộc): Người dùng nhập email của người muốn mời vào workspace. Nhập ít nhất 1 địa chỉ email đúng định dạng, các email được tách bằng cách ấn phím space hoặc phím enter.*
* Application role (tùy chọn): Chọn vai trò từ danh sách để phân quyền truy cập ứng dụng và vai trò trong ứng dụng cho người được mời.Note: Khi tick vào ô Workspace owner, hệ thống sẽ từ động gán tất cả vai trò trong workspace.
Group role (tùy chọn): Chọn nhóm vai trò từ danh sách để gán cho người dùng.
Bước 4: Bấm Send invite để gửi email lời mời.Hệ thống hiển thị số người gửi lời mời thành công.Người dùng được mời sẽ hiển thị trong danh sách người dùng với trạng thái Invited.
Bước 5: Sau khi gửi lời mời
Owner: Trường hợp người được mời không nhận được mail hoặc chưa xác nhận lời mời trong thời gian hiệu lực thì người dùng là owner có thể gửi lại lời mời bằng các bước:
Mở menu bar ở cột action bên cạnh View Detail
2. Bấm Resend invitation để thực hiện mời lại người dùng vào workspace.* Member: Người dùng được mời vào workspace truy cập email và bấm vào link xác nhận lời mời tham gia workspace. Link có hiệu lực trong vòng 24 giờ. Sau 24 giờ, workspace owner phải gửi lại lời mời tham gia.Note: Khi user chấp nhận lời mời thì trạng thái Invited → Active
2.3. Quản lý quyền của người dùng
Bước 1: Vào trang quản lí người dùng.
Bước 2: Ở cột action, nhấn nút View Detail.
Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Ở màn hình này, người dùng là owner có thể thực hiện các chức năng:
Chỉnh sửa trạng thái hoạt động (cách 2)
Xóa người dùng (cách 2)
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Chỉnh sửa quyền trong workspace
Quyền trong workspace là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong workspace. Có 2 vai trò chính trong workspace:
Owner: Có thể truy cập vào toàn bộ tính năng và ứng dụng.
Member: Chỉ có thể được phép truy cập vào các tính năng và ứng dụng được chỉ định.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, nhấn nút Change ở mục Workspace role.
Bước 2: Hệ thống hiện thị ra danh sách role trong Workspace (Owner/Member).Bước 3: User chọn role muốn thay đổi.Bước 4: Hệ thống cập nhật role mới và thông báo thành công.
Quản lý quyền của người dùng trong ứng dụng
Quyền trong ứng dụng là quyền truy cập, thực hiện các chức năng trong ứng dụng. Các vai trò trong ứng dụng có thể được thiết lập trên trang Quản lý vai trò.
Thêm vai trò cho người dùng
Các bước thực hiện:
Có 2 cách để thêm vai trò cho người dùng:
Cách 1: Vào màn hình thông tin chi tiết của người dùng.
Bước 1: Nhấn nút Add Application role.
Bước 2: Thiết lập quyền cho người dùng.
Bước 3: Nhấn nút Confirm để hoàn tất thêm quyền ứng dụng.
Bước 4: Hệ thống hiển thị quyền mới được thêm vào vào danh sách.
Cách 2: Vào màn hình quản lý vai trò
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn thêm cho người dùng.
Bước 2: Chọn Add user to role.
Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách người dùng gồm tên và email.
Bước 4: Chọn 1 hoặc nhiều người dùng (User có thể chọn Clear để bỏ chọn hết hoặc Select all để chọn hết người dùng).Bước 5: Nhấn Confirm để thêm vai trò cho người dùng được chọn.
Hệ thống thông báo thành công.
Xóa vai trò của người dùng
Bước 1: Trên màn hình thông tin chi tiết của người dùng, mở menu bar ở cột action.
Bước 2: Chọn Remove from application để xóa người dùng khỏi quyền ứng dụng tương ứng.
Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, bấm nút Confirm để xác nhận.
Hệ thống xóa vai trò của người dùng và thông báo thành công.2.4. Chỉnh sửa trang thái hoạt động người dùng
Có 2 cách để chỉnh sửa trạng thái hoạt động người dùng
Cách 1: Trên trang quản lí người dùng
Bước 1: Mở menu app ở cột Action
Bước 2: User bấm nút Deactive/Active.
Cách 2: Truy cập trang thông tin chi tiết của người dùngBước 1: User bấm nút Deactive/Active
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu user xác nhận. Nhấn nút Confirm để xác nhận sửa trạng thái.
Hệ thống cập nhật trạng thái người dùngChú ý: Không thể Deactive người tạo ra workspace
2.5. Xóa người dùng
Có 2 cách để xóa người dùng
Cách 1: Trên trang quản lý người dùng
Bước 1: Mở menu app ở cột Action > Bấm nút Remove user
Cách 2: Trên trang thông tin chi tiết của người dùng
Bước 1: Bấm nút Remove user
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận xóa.
Hệ thống xóa người dùng khỏi workspace và thông báo thành công.Chú ý: Không thể xóa người tạo ra workspace
2.6. Ủy quyền dữ liệu cho người dùng
Quyền truy cập dữ liệu là quyền xem, thiết lập các dữ liệu đặc quyền như dữ liệu người dùng. Việc ủy quyền dữ liệu đặc quyền cho các thành viên nhất định giúp kiểm soát truy cập nhằm bảo vệ dữ liệu.
Bước 1: Mở menu app ở cột Action > Chọn Privilege data.
Bước 2: Hệ thống hiển thị forrm để chỉnh sửa quyền truy cập dữ liệu của người dùng.
Bước 3: Chỉnh sửa/ cập nhật quyền truy cập dữ liệu.
Warehouse: Quyền truy cập dữ liệu kho, user chọn từ danh sách gồm các kho hiện có.
Market: Quyền truy cập dữ liệu market, chọn từ danh sách gồm các market hiện có.
Data assigned to user: Quyền xem thông tin người dùng (Tất cả mọi người/ Chỉ mình người dùng)
View customer: Quyền xem thông tin khách hàng
Warehouse POS: Quyền truy cập dữ liệu kho POS
Bước 4: Sau khi hoàn tất cập nhật quyền, bấm nút Save để lưu lại cập nhật.
3. Quản lý nhóm vai trò
Để truy cập trang quản lí nhóm vai trò trong ứng dụng, chọn mục Group role trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
Trên danh sách vai trò hiển thị các thông tin:
Group: Tên nhóm vai trò
Number of users: Số lượng thành viên trong nhóm
Application access: Số lượng ứng dụng nhóm có quyền truy cập
Sắp xếp thứ tự nhóm vai trò
Người dùng có thể thực hiện sắp xếp thứ tự như sau
Các chức năng có thể thực hiện
Tạo nhóm
Chỉnh sửa thông tin nhóm
Thêm thành viên vào nhóm
Thêm quyền truy cập ứng dụng
Xóa nhóm
3.1. Tạo nhóm
Bước 1: Trên màn hình quản lý nhóm vai trò, bấm nút Create group role.
Bước 2: Người dùng nhập các thông tin của nhóm vai trò.Name: Bắt buộc nhập tên nhóm
Group member: Gán thành viên cho nhóm
Description: Nhập mô tả cho nhóm
Bước 3: Bấm nút Confirm để tạo nhóm.
Hệ thống tạo nhóm thành công sẽ điều hướng người dùng tới màn thông tin chi tiết của nhóm.3.2. Chỉnh sửa thông tin nhóm
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Edit group info
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop up chỉnh sửa thông tin nhóm, người dùng có thể thực hiện chỉnh sửa tên và mô tả nhóm.
Bước 4: Sau khi hoàn tất chính sửa thông tin, bấm nút Confirm để lưu.3.3. Thêm thành viên vào nhóm
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Add group membersBước 3: Hệ thống hiển thị danh sách thành viên trong workspace, tick vào thành viên muốn thêm.Bước 4: Bấm nút Confirm để xác nhận thêm thành viên.
Hệ thống thêm thành viên vào nhóm vai trò và thông báo thành công.3.4. Quản lý quyền truy cập ứng dụng
Thêm quyền truy cập ứng dụng
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút Add application
Bước 3: Hệ thống hiển thị pop up thêm quyền truy cập ứng dụng
Bước 4: Bấm nút Confirm để lưu.
Hệ thống thêm quyền truy cập cho nhóm vai trò và thông báo thành công.
Xóa quyền truy cập ứng dụng
Bước 1: Bấm nút View detail để vào màn thông tin chi tiết nhóm
Bước 2: Bấm nút ba chấm tại cột Action trên danh sách quyền truy cập.
Bước 3: Chọn Remove application from group.
Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận.
Hệ thống thông báo thành công.
3.5. Xóa nhóm
Bước 1: Bấm nút ba chấm tại cột Action trên danh sách nhóm vai trò.
Bước 2: Bấm nút Delete.Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận xóa.Hệ thống xóa nhóm vai trò khỏi danh sách.4. Quản lý các vai trò trong ứng dụng
Để truy cập trang quản lí vai trò trong ứng dụng, chọn mục Role App trong User & Roles trên thanh điều hướng để chuyển qua màn hình quản lí quyền trong ứng dụng.
4.1. Quản lý danh sách vai trò
Màn hình quản lí danh sách vai trò hiển thị các thông tin bao gồm:
Application role: Vai trò trong ứng dụng
Application: Ứng dụng tương ứng với vai trò.
Number of users: Số người sở hữu vai trò.
Status: Trạng thái của vai trò.
Action: Các chức năng có thể thực hiện với vai trò.
Tìm kiếm vai trò
Trên màn hình quản lí vai trò, nhập từ khóa (tên vai trò, mã vai trò hoặc mô tả của vai trò) vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị danh sách vai trò tương ứng với từ khóa.
Lọc vai trò
Các bước thực hiện:
Hệ thống có 2 bộ lọc cho danh sách vai trò:
Application: Lọc theo ứng dụng, user chọn từ danh sách.
Status: Lọc theo trạng thái hoạt động, user chọn từ danh sách.
Bước 1: Sử dụng 1 hoặc 2 bộ lọc.
Bước 2: Hệ thống hiển thị ra danh sách vai trò tương ứng.
4.2. Thêm vai trò mới
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trên màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Create new role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình tạo vai trò mới.
Bước 3: Điền các thông tin.
Application (bắt buộc): Chọn 1 ứng dụng từ danh sách.
Name (bắt buộc): Nhập tên vai trò.
Code (bắt buộc): Mã vai trò sẽ được nhập tự động theo tên vai trò, có thể thay đổi.
isDefault: Chọn ô này để cài đặt vai trò là mặc định
Description: Nhập mô tả cho vai trò.
Select permission: Chọn ít nhất 1 quyền mà vai trò này sở hữu, chọn từ danh sách các quyền dựa theo ứng dụng đã được chọn trước đó. Phần này sẽ trống nếu trước đó chưa chọn ứng dụng nào.
Bước 4: Nhấn Save để lưu thông tin tạo vai trò mới.
Bước 5: Hệ thống cập nhật vai trò mới lên danh sách và thông báo thành công.
4.3. Chỉnh sửa vai trò
Các bước thực hiện:
Bước 1: Trong màn hình quản lí vai trò, nhấn nút Edit ở cột Action của vai trò muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình chỉnh sửa vai trò với thông tin giống khi tạo mới vai trò.
Bước 3: Sau khi hoàn tất chỉnh sửa thông tin, nhấn Save để cập nhật thông tin mới.
Bước 4: Hệ thống quay lại danh sách vai trò và thông báo cập nhật thành công.
4.4. Nhân đôi vai trò
Chức năng nhân đôi vai trò giúp cho người dùng nhanh chóng tạo vai trò mới với các quyền tương tự vai trò sẵn có.
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn nhân lên > Chọn Duplicate role.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Duplicate role. Người dùng bắt buộc phải thay đổi tên và mã vai trò, các trường còn lại có thể thực hiện thay đổi hoặc giữ nguyên
Bước 3: Nhấn Save để lưu lại thông tin của Duplicate role.
Bước 4: Hệ thống cập nhật Duplicate role trên danh sách vai trò và thông báo thành công.Chú ý: Tên vai trò và mã code vai trò không được trùng với vai trò khác nên bắt buộc phải thay đổi khi nhân đôi.
4.5. Xóa vai trò
Bước 1: Mở menu bar ở cột Action của vai trò muốn xóa > Chọn Delete
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu xác nhận xóa.Bước 4: Chọn Confirm để xác nhận xóa.
Bước 5: Hệ thống xóa vai trò khỏi danh sách và thông báo thành công.
!Chú ý: Các trường hợp không thể xóa vai trò.
- Vai trò mặc định của hệ thống (có tag system role) không thể xóa.
- Có người dùng được phân quyền vai trò đó.
Cập nhật vào: 03/12/2024
Cảm ơn!