Quản lý đơn hàng mua
Mục Purchase order - Quản lý đơn mua hàng hỗ trợ theo dõi, tạo và quản lý các đơn mua hàng cho các đơn hàng mua hộ. Đơn mua hàng hay đơn nhập kho là tài liệu hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng, giúp theo dõi số lượng hàng đã đặt và tránh tình trạng đặt hàng trùng lặp hoặc sai sót, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho giúp xác định rõ sản phẩm nào đang trong quá trình đặt hàng hoặc sắp được nhập kho.
Mục Quản lý đơn hàng sẽ bao gồm các phần sau:
Tổng quan
Tạo đơn mua hàng
Cập nhật trạng thái đơn hàng
Tùy chỉnh cột hiển thị thông tin
Tìm và lọc đơn mua
Danh sách đơn chờ mua gồm có các thông tin sau:
Purchase order ID: Thông tin đơn mua bao gồm trạng thái, ID, ngày tạo, nhà cung cấp
Item: Thông tin sản phẩm nhập bao gồm tên, hình ảnh
Total origin price (included tax): Tổng giá sản phẩm
Total quantity: Tổng số lượng sản phẩm nhập
Domestic shipping fee: Phí vận chuyển nội địa
Warehouse: Kho tiếp nhận
Purchase staff: Nhân viên mua hàng
Cost center:
Order ID (ref):
Documents: Giấy tờ, chứng từ đi kèm
Note: Ghi chú cho đơn mua
SLA: Thời hạn SLA
Đơn mua sẽ được quản lý theo các tab như sau:
Awaiting purchase: Đơn chờ mua
Purchased: Đơn đã được mua
Incoming: Đơn chuẩn bị nhập kho
Manage GRN: Đơn đã được hoàn tất nhập kho - Quản lý biên lai nhận hàng
Cancelled PO: Đơn đã bị hủy
Phần tạo đơn mua hàng sẽ bao gồm các phần sau:
+ Warehouse receipt: Chọn kho hàng tiếp nhận từ danh sách. Danh sách kho sẽ được lấy từ danh sách kho được cấu hình trong mục Cài đặt kho.
+ Supplier: Chọn nhà cung cấp từ danh sách. Danh sách nhà cung cấp sẽ được lấy từ danh sách Supplier trong mục Cài đặt mua hàng.
+ Add product: Chọn sản phẩm muốn nhập từ danh sách, danh sách sản phẩm sẽ được lấy dựa theo nhà cung cấp được chọn.
Lưu ý: Trước khi tạo đơn mua hàng người dùng cần hoàn tất các cấu hình
+ Tạo sản phẩm
+ Thêm sản phẩm vào Supplier
+ Purchase config - Cấu hình mua hàng (link)
Bắt đầu tạo đơn mua hàng bằng cách lần lượt thực hiện các thao tác sau:
Định nghĩa các trạng thái đơn mua
Created: Đơn mua được tạo. Đơn hàng sẽ mang trạng thái này ngay sau khi tạo thành công
Awaiting purchase: Đơn mua chờ nhập. chờ mua hàng.
Purchase: Đơn đã được mua.
Inbound request: Đơn hàng đang được gửi đến kho, chờ nhập kho
Received: Đơn hàng đã được đến kho và nhập kho
Cancelled: Đơn mua hàng đã hủy
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Awaiting Purchase"
Đơn mua hàng sau khi được tạo thành công sẽ tự động ở trạng thái "Created" - đơn mua đã được tạo. Khi này người dùng cần thực hiện tiếp thao tác xác nhận đơn mua để chuyển sang trạng thái "Awaiting purchase" - chờ mua hàng.
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Purchased"
Tiếp tục thao tác xác nhận đơn hàng đã được mua hàng thành công
Lưu ý: Cần cấu hình Purchase staff để khi mua hàng có thể chọn được người mua hàng và xác nhận đã đặt hàng xong
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Incoming" - trạng thái Inbound request
Đơn mua đang ở trạng thái "Purchased" sẽ tiếp tục cần được chuyển sang trạng thái "Inbound request" để bắt đầu nhập hàng vào kho.
Để nhập kho cần nhấn nút Generate ASN.
[ASN là viết tắt của cụm Advanced Shipping Notice (tạm dịch: thông báo trước vận chuyển). Đây là một tệp tài liệu nhằm cung cấp chi tiết thông tin về quá trình giao hàng được được xử lý]
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Manage GRN"
Nếu người dùng đang sử dụng dịch vụ fulfillment tại kho của Efex thì sẽ không cần thao tác chuyển trạng thái đơn hàng tại bước này, khi đơn hàng được kho tiếp nhận hệ thống sẽ tự động chuyển sang trạng thái "Received".
Trong trường hợp người dùng không sử dụng dịch vụ của Efex, khi kho nhận được đơn hàng, người dùng cần tiếp tục thao tác để chuyển đơn mua sang trạng thái "Received", cụ thể các bước như sau
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Cancelled PO"
Lưu ý: Chỉ hủy được khi đơn mua đang ở trạng thái "Created", "Awaiting Purchase" và "Purchased".
Để tùy chỉnh các cột hiển thị thông tin vui lòng thao tác theo hướng dẫn bên dưới
Lưu ý: Các cột hiển thị sẽ hiển thị theo phiên thao tác. Nếu thoát ra vào lại, cần phải chọn lại cột hiển thị
Để tìm và lọc mua đơn, thao tác theo hướng dẫn dưới đây
Lưu ý: có thể sử dụng cùng lúc nhiều bộ lọc trong 1 lần lọc
Tham khảo thêm
Hướng dẫn cài đặt kho hàng?
Tôi muốn thêm thông tin nhà cung cấp?
Mục Quản lý đơn hàng sẽ bao gồm các phần sau:
Tổng quan
Tạo đơn mua hàng
Cập nhật trạng thái đơn hàng
Tùy chỉnh cột hiển thị thông tin
Tìm và lọc đơn mua
TỔNG QUAN
Danh sách đơn chờ mua gồm có các thông tin sau:
Purchase order ID: Thông tin đơn mua bao gồm trạng thái, ID, ngày tạo, nhà cung cấp
Item: Thông tin sản phẩm nhập bao gồm tên, hình ảnh
Total origin price (included tax): Tổng giá sản phẩm
Total quantity: Tổng số lượng sản phẩm nhập
Domestic shipping fee: Phí vận chuyển nội địa
Warehouse: Kho tiếp nhận
Purchase staff: Nhân viên mua hàng
Cost center:
Order ID (ref):
Documents: Giấy tờ, chứng từ đi kèm
Note: Ghi chú cho đơn mua
SLA: Thời hạn SLA
Đơn mua sẽ được quản lý theo các tab như sau:
Awaiting purchase: Đơn chờ mua
Purchased: Đơn đã được mua
Incoming: Đơn chuẩn bị nhập kho
Manage GRN: Đơn đã được hoàn tất nhập kho - Quản lý biên lai nhận hàng
Cancelled PO: Đơn đã bị hủy
TẠO ĐƠN MUA HÀNG
Phần tạo đơn mua hàng sẽ bao gồm các phần sau:
+ Warehouse receipt: Chọn kho hàng tiếp nhận từ danh sách. Danh sách kho sẽ được lấy từ danh sách kho được cấu hình trong mục Cài đặt kho.
+ Supplier: Chọn nhà cung cấp từ danh sách. Danh sách nhà cung cấp sẽ được lấy từ danh sách Supplier trong mục Cài đặt mua hàng.
+ Add product: Chọn sản phẩm muốn nhập từ danh sách, danh sách sản phẩm sẽ được lấy dựa theo nhà cung cấp được chọn.
Lưu ý: Trước khi tạo đơn mua hàng người dùng cần hoàn tất các cấu hình
+ Tạo sản phẩm
+ Thêm sản phẩm vào Supplier
+ Purchase config - Cấu hình mua hàng (link)
Bắt đầu tạo đơn mua hàng bằng cách lần lượt thực hiện các thao tác sau:
CẬP NHẬT TRẠNG THÁI ĐƠN HÀNG
Định nghĩa các trạng thái đơn mua
Created: Đơn mua được tạo. Đơn hàng sẽ mang trạng thái này ngay sau khi tạo thành công
Awaiting purchase: Đơn mua chờ nhập. chờ mua hàng.
Purchase: Đơn đã được mua.
Inbound request: Đơn hàng đang được gửi đến kho, chờ nhập kho
Received: Đơn hàng đã được đến kho và nhập kho
Cancelled: Đơn mua hàng đã hủy
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Awaiting Purchase"
Đơn mua hàng sau khi được tạo thành công sẽ tự động ở trạng thái "Created" - đơn mua đã được tạo. Khi này người dùng cần thực hiện tiếp thao tác xác nhận đơn mua để chuyển sang trạng thái "Awaiting purchase" - chờ mua hàng.
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Purchased"
Tiếp tục thao tác xác nhận đơn hàng đã được mua hàng thành công
Lưu ý: Cần cấu hình Purchase staff để khi mua hàng có thể chọn được người mua hàng và xác nhận đã đặt hàng xong
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Incoming" - trạng thái Inbound request
Đơn mua đang ở trạng thái "Purchased" sẽ tiếp tục cần được chuyển sang trạng thái "Inbound request" để bắt đầu nhập hàng vào kho.
Để nhập kho cần nhấn nút Generate ASN.
[ASN là viết tắt của cụm Advanced Shipping Notice (tạm dịch: thông báo trước vận chuyển). Đây là một tệp tài liệu nhằm cung cấp chi tiết thông tin về quá trình giao hàng được được xử lý]
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Manage GRN"
Nếu người dùng đang sử dụng dịch vụ fulfillment tại kho của Efex thì sẽ không cần thao tác chuyển trạng thái đơn hàng tại bước này, khi đơn hàng được kho tiếp nhận hệ thống sẽ tự động chuyển sang trạng thái "Received".
Trong trường hợp người dùng không sử dụng dịch vụ của Efex, khi kho nhận được đơn hàng, người dùng cần tiếp tục thao tác để chuyển đơn mua sang trạng thái "Received", cụ thể các bước như sau
- Trạng thái đơn hàng tại mục "Cancelled PO"
Lưu ý: Chỉ hủy được khi đơn mua đang ở trạng thái "Created", "Awaiting Purchase" và "Purchased".
TÙY CHỈNH CỘT HIỂN THỊ THÔNG TIN
Để tùy chỉnh các cột hiển thị thông tin vui lòng thao tác theo hướng dẫn bên dưới
Lưu ý: Các cột hiển thị sẽ hiển thị theo phiên thao tác. Nếu thoát ra vào lại, cần phải chọn lại cột hiển thị
TÌM VÀ LỌC ĐƠN MUA
Để tìm và lọc mua đơn, thao tác theo hướng dẫn dưới đây
Lưu ý: có thể sử dụng cùng lúc nhiều bộ lọc trong 1 lần lọc
Tham khảo thêm
Hướng dẫn cài đặt kho hàng?
Tôi muốn thêm thông tin nhà cung cấp?
Cập nhật vào: 31/03/2025
Cảm ơn!