Quản lý đơn mua hàng

Mục lục

Tổng quan
Tạo đơn mua hàng
Vận hành đơn mua
3.1. Cập nhật trạng thái Awaiting purchase
3.2. Cập nhật trạng thái Purchase
3.3. Cập nhật trạng thái Inbound request
3.4. Hủy đơn hàng
Quản lý đơn mua
4.1. Xem chi tiết đơn mua
4.2. Tìm kiếm & Lọc đơn mua

1. Tổng quan

Màn Purchase order - Quản lý đơn mua hàng hỗ trợ theo dõi, tạo và quản lý các đơn mua hàng cho các đơn hàng mua hộ. Đơn mua hàng hay đơn nhập kho là tài liệu hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng, giúp theo dõi số lượng hàng đã đặt và tránh tình trạng đặt hàng trùng lặp hoặc sai sót, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho giúp xác định rõ sản phẩm nào đang trong quá trình đặt hàng hoặc sắp được nhập kho.

Các bước truy cập Purchase order - Quản lý đơn mua hàng

Bước 1: Truy cập ứng dụng Commerce Layer.
Bước 2: Chọn Inventory > Purchase order.


Danh sách đơn mua hàng gồm có các thông tin sau:
Purchase order ID: Thông tin đơn mua bao gồm trạng thái, ID, ngày tạo, nhà cung cấp
Item: Thông tin sản phẩm nhập bao gồm tên, hình ảnh
Total origin price (included tax): Tổng giá sản phẩm
Total quantity: Tổng số lượng sản phẩm nhập
Domestic shipping fee: Phí vận chuyển nội địa
Warehouse: Kho tiếp nhận
Purchase staff: Nhân viên mua hàng
Cost center: Nguồn tiên sử dụng để mua hàng
Order ID (ref): Mã đơn hàng đối chiếu với đơn mua
Documents: Giấy tờ, chứng từ đi kèm
Note: Ghi chú cho đơn mua
SLA: Thời hạn SLA


Đơn mua sẽ được quản lý theo các tab như sau:
Awaiting purchase: Đơn chờ mua
Purchased: Đơn đã được mua
Incoming: Đơn chuẩn bị nhập kho
Manage GRN: Đơn đã được hoàn tất nhập kho - Quản lý biên lai nhận hàng
Cancelled PO: Đơn đã bị hủy

2. Tạo đơn mua hàng

Người dùng có thể tạo đơn đặt (mua) hàng trên màn Quản lý đơn mua hàng.
Trước khi tạo đơn mua hàng người dùng cần hoàn tất các cấu hình:
- Tạo sản phẩm
- Supplier - Cấu hình nguồn cung cấp
- Purchase config - Cấu hình mua hàng

Bước 1: Bấm nút Create PO.
Bước 2: Hệ thống hiển thị màn tạo đơn mua hàng. Người dùng hoàn thiện các thông tin.

* Warehouse receipt: Chọn kho hàng tiếp nhận từ danh sách. Danh sách kho sẽ được lấy từ danh sách kho được cấu hình trong mục Cài đặt kho.

Supplier: Chọn nhà cung cấp từ danh sách. Danh sách nhà cung cấp sẽ được lấy từ danh sách Supplier trong mục [Cài đặt mua hàng]().


Add product: Chọn sản phẩm muốn nhập từ danh sách, danh sách sản phẩm sẽ được lấy dựa theo nhà cung cấp được chọn.


Có thể chọn Add new product để tạo nhanh sản phẩm mới.
Sau khi thêm sản phẩm, người dùng cần hoàn thiện các thông tin bắt buộc bao gồm: nguồn gốc, số lượng nhập, giá gốc sản phẩm.

Bước 3: Bấm nút Next.
Bước 4: Người dùng kiểm tra và thêm các thông tin thời gian ước tính nhận hàng, ghi chú nếu cần.

Bước 5: Bấm nút Save.


Đơn mua hàng sau khi tạo thành công sẽ nằm trên danh sách Awaiting purchase.

3. Vận hành đơn mua

Định nghĩa các trạng thái đơn mua

Created: Đơn mua được tạo. Đơn hàng sẽ mang trạng thái này ngay sau khi tạo thành công
Awaiting purchase: Đơn mua chờ nhập.
Purchase: Đơn đã được mua.
Inbound request: Đơn yêu cầu gửi đi.
Received:

3.1. Cập nhật trạng thái Awaiting purchase

Sau khi đơn mua được tạo, đơn sẽ ở trạng thái Created, người dùng có thể thực hiện cập nhật trạng thái Created → Awaiting purchase.

Bước 1: Bấm nút ba chấm tại đơn muốn cập nhật trạng thái > Chọn Confirm awaiting purchase.
Bước 2: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận, người dùng bấm nút Confirm.

Hệ thống cập nhật trạng thái và hiển thị thông báo thành công.

3.2. Cập nhật trạng thái Purchase

Sau khi hàng được mua thành công, nhân viên có thể truy cập màn quản lý đơn mua để xác nhận đơn đã được mua.
Bước 1: Bấm nút Confirm Purchased.
Bước 2: Hệ thống hiển thị form thông tin giá của đơn hàng, người dùng kiểm tra và chỉnh sửa thông tin nếu cần. Sau khi hoàn tất kiểm tra, người dùng bấm nút Confirm để xác nhận cập nhật trạng thái.

Sau khi đơn được cập nhật thành công, hệ thống cập nhật danh sách Purchased.

3.3. Cập nhật trạng thái Inbound request

Để có thể gửi thông báo vận chuyển, người dùng cần hoàn thiện Reference ID cho đơn hàng.

Bước 1: Nhập Reference ID cho đơn hàng. Sau đó bấm nút tick để lưu lại mã Reference ID.
Bước 2: Bấm nút Generate ASN để gửi thông báo vận chuyển.
ASN là viết tắt của cụm Advanced Shipping Notice (thông báo trước vận chuyển). Đây là một tệp tài liệu nhằm cung cấp chi tiết thông tin về quá trình giao hàng được được xử lý.

Bước 3: Hệ thống hiển thị form thông tin vận chuyển. Thông tin vận chuyển bao gồm:
Thông tin sản phẩm nhập
Phương thức vận chuyển
Thời gian gửi đơn
Thời gian dự kiến nhận đơn
Người dùng kiểm tra thông tin và chỉnh sửa nếu cần. Sau khi hoàn tất kiểm tra, bấm nút Save để lưu lại thông tin và xác nhận gửi yêu cầu vận chuyển.

Sau khi gửi yêu cầu thành công, đơn được cập nhật trạng thái Inbound request trên danh sách Incoming.

3.4. Hủy đơn hàng

Bước 1: Bấm nút ba chấm > Cancel.

Bước 2: Hệ thống hiển thị form thông tin lí do hủy, người dùng chọn lí do và nhập mô tả. Sau khi hoàn tất, bấm nút Confirm để xác nhận hủy đơn.

4. Quản lý đơn mua

4.1. Xem chi tiết đơn mua

Bước 1: Bấm nút ba chấm > chọn View details.


Hệ thống hiển thị màn hình thông tin chi tiết của đơn mua.

4.2. Tìm kiếm & Lọc đơn mua

Tìm kiếm đơn mua

Người dùng nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm. Từ khóa có thể là Mã đơn, tên sản phẩm, mã khách hàng, người bán. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tương ứng.

Lọc đơn mua

Người dùng có thể sử dụng các bộ lọc:
Warehouse: Lọc theo kho hàng
Source: Lọc theo nguồn hàng
Status: Lọc theo trạng thái đơn
Purchase staff: Lọc theo nhân viên mua hàng

Ngoài ra người dùng có thể bấm nút More filter để xem các bộ lọc khác.

Cập nhật vào: 05/12/2024