Quản lý giao dịch

Transactions - Quản lý giao dịch cho phép người dùng (như kế toán, quản lý tài chính) theo dõi và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả. Có 2 mục chính:
Income - Quản lý doanh thu
Refund - Quản lý hoàn tiền

Mục lục

Quản lý doanh thu
1.1. Xem danh sách thu nhập
1.2. Tạo giao dịch
1.3. Xuất file Excel
Quản lý hoàn tiền
2.1. Xem danh sách giao dịch hoàn tiền
2.2. Tạo giao dịch hoàn tiền mới

Cách truy cập Transactions - Quản lý giao dịch

Bước 1: Tại màn hình Organization, truy cập ứng dụng Invoice & Billing của workspace cần cài đặt

Bước 2: Chọn mục Transactions - Quản lý giao dịch

1. Quản lý doanh thu

1.1. Xem danh sách thu nhập

Danh sách thu nhập bao gồm thông tin của các giao dịch trên hệ thống, giao dịch bao gồm 3 trạng thái:
Completed: Giao dịch đã được thanh toán
Created: Giao dịch được tạo chưa được thanh toán
Cancel: Giao dịch đã bị hủy

Các thông tin của giao dịch hiển thị trên danh sách bao gồm:
Payment code: Mã giao dịch, ngày giờ giao dịch
Customer: Tên và mã khách hàng
Type: Loại giao dịch
Reference code: Mã tham chiếu, có thể sử dụng để tra cứu hóa đơn, đơn hàng.
Status: Trạng thái của hóa đơn (Completed/Created/Cancel)
Method: Phương thức thanh toán được sử dụng.
Payment account: Tài khoản được sử dụng để thanh toán
Note: Ghi chú cho giao dịch
Amount: Giá trị của giao dịch

Các chức năng chính:

Tìm kiếm giao dịch
Lọc giao dịch

Tìm kiếm giao dịch

Bước 1: Nhập từ khóa (mã giao dịch, thông tin khách hàng, mã tham chiếu, ghi chú) vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

Lọc giao dịch

Có thể lọc giao dịch bằng:
Date: Ngày tạo giao dịch

Amount: Giá trị giao dịch

1.2. Tạo giao dịch

Bước 1: Trên màn hình quản lý thu nhập, bấm nút Create a new transaction.

Bước 2: Nhập thông tin giao dịch.

Bấm nút Add để thêm thông tin.

Nhập mã hóa đơn và số tiền thanh toán.

Bước 3: Bấm nút Save change để lưu lại giao dịch, hoặc bấm nút Complete this transaction để lưu và xác nhận giao dịch đã hoàn tất.

1.3. Xuất file Excel

Bước 1: Trên màn hình quản lý thu nhập, bấm nút Export

Hệ thống tải danh sách giao dịch thu nhập dưới dạng file Excel về máy

2. Quản lý hoàn tiền

2.1. Xem danh sách giao dịch hoàn tiền

Danh sách giao dịch hoàn tiền bao gồm thông tin của các giao dịch hoàn tiền trên hệ thống, giao dịch bao gồm 3 trạng thái:
Created: Giao dịch hoàn tiền được tạo
Completed: Giao dịch hoàn tiền thành công
Canceled: Giao dịch hoàn tiền đã bị hủy
Các thông tin của giao dịch hiển thị trên danh sách bao gồm:
Payment code: Mã giao dịch, ngày giờ giao dịch
Customer: Tên và mã khách hàng
Reference code: Mã tham chiếu, có thể sử dụng để tra cứu hóa đơn, đơn hàng.
Refund reason: Lí do hoàn tiền
Payment method: Phương thức thanh toán được sử dụng.
Payment account: Tài khoản được sử dụng để thanh toán
Amount: Giá trị hoàn trả

Các chức năng chính:

Tìm kiếm giao dịch
Lọc giao dịch

Tìm kiếm giao dịch

Bước 1: Nhập từ khóa (mã giao dịch, thông tin khách hàng, mã tham chiếu, ghi chú) vào thanh tìm kiếm. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

Lọc giao dịch

Có thể lọc giao dịch bằng:
Date: Ngày tạo giao dịch

Amount: Giá trị giao dịch

2.2. Tạo giao dịch hoàn tiền mới

Bước 1: Trên màn hình quản lý thu nhập, bấm nút Create a new refund.

Hệ thống hiển thị danh sách hóa đơn đã được thanh toán hoặc thanh toán một phần.

Bước 2: Người dùng chọn hóa đơn để hoàn tiền.
Hệ thống hiển thị màn tạo giao dịch hoàn tiền gồm các thông tin:
General information: Thông tin chung bao gồm: ngày tạo giao dịch, đăng tải tệp chứng cứ, chọn phương thức thanh toán
Customer information: Thông tin của khách hàng bao gồm: tên, số điện thoại, địa chỉ
Thông tin hoàn tiền: Trả cho hóa đơn nào, giá trị hóa đơn, giá trị khách hàng đã trả, giá trị hoàn lại
Refund reason: Nhập lí do hoàn tiền

Bước 3: Bấm nút Save change để lưu lại giao dịch hoàn tiền hoặc Complete this refund để lưu lại giao dịch hoàn tiền và xác nhận hoàn tất.

Cập nhật vào: 29/08/2024