Quản lý hoàn hàng

Mục lục

Tổng quan
Quản lý danh sách hoàn trả
2.1. Tìm kiếm đơn hàng
2.2. Lọc đơn hàng
2.3. Xem chi tiết đơn hoàn trả
2.4. Xem lịch sử nhận hàng
Tạo yêu cầu hoàn hàng
Xác nhận đã nhận đơn hoàn
In vận đơn hoàn trả
Xem hóa đơn hoàn trả
Hủy yêu cầu hoàn trả

1. Tổng quan

Chức năng Manage return - Quản lý hoàn hàng giúp người dùng theo dõi các đơn hàng hoàn trả, quản lý quy trình trả hàng.

Các bước truy cập Shipment - Quản lý lô hàng:

Bước 1: Truy cập ứng dụng Commerce Layer.
Bước 2: Chọn Orders > Return & Inquiry > Manage return.

2. Quản lý danh sách hoàn trả

Danh sách hoàn trả bao gồm các thông tin :
Origin Order ID: Thông tin đơn hàng gốc bao gồm các thông tin: trạng thái đơn hàng, mã đơn hàng, thời gian tạo đơn hàng, kênh bán
Return ID: Mã hoàn hàng
Replace Order ID: Thông tin đơn hàng đổi trả tương ứng (nếu có), bao gồm các thông tin: trạng thái đơn hàng, mã đơn hàng, thời gian tạo đơn hàng, kênh bán. Đơn hàng đổi trả sẽ hoạt động như các đơn hàng bình thường và nằm trên danh sách quản lý đơn hàng
Customer: Thông tin khách hàng bao gồm các thông tin: Tên, số điện thoại, địa chỉ
Refund info: Thông tin hoàn tiền bao gồm các thông tin: Số tiền hoàn, trạng thái hoàn tiền
Item return: Thông tin sản phẩm hoàn bao gồm các thông tin: Tên sản phẩm hoàn, mã sản phẩm, số lượng hoàn
Warehouse return: Thông tin kho nhận hàng trả về bao gồm: Loại kho, tên kho, quốc gia
Các trạng thái của đơn hàng hoàn trả:
All: Hiển thị tất cả các đơn hàng hoàn trả.
In progress: Các đơn hàng đang được xử lý.
Completed: Các đơn hàng đã hoàn tất quá trình hoàn trả.
Dispute: Các đơn hàng có tranh chấp.


Gồm có các chức năng:
Tìm kiếm đơn hàng
Lọc đơn hàng
Xem chi tiết đơn hoàn trả
Xem lịch sử nhận hàng

2.1. Tìm kiếm đơn hàng

Người dùng có thể thực hiện tìm kiếm đơn hàng bằn mã đơn hàng gốc hoặc mã hoàn hàng.
Bước 1: Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

2.2. Lọc đơn hàng

Có 4 bộ lọc:
Return status: Trạng thái hoàn hàng (In progess/Completed/Dispute)
Refund status: Trạng thái hoàn tiền (Refund/Unrefund)
Warehouse: Kho nhận hàng về. Chọn từ danh sách.

Created dated: Ngày tạo đơn hoàn. Chọn khoảng thời gian lọc từ lịch.

Bước 1: Chọn một hoặc nhiều bộ lọc. Hệ thống hiển thị kết quả tương ứng.

2.3. Xem chi tiết đơn hoàn trả

Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng, người dùng bấm vào mã hoàn hàng của đơn muốn xem.

Hệ thống hiển thị màn hình chi tiết của đơn hoàn.

2.4. Xem lịch sử nhận hàng

Có thể xem của các đơn hoàn ở trạng thái Completed
Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng. người dùng bấm nút ba chấm tại cột Action.

Bước 2: Chọn View receipt history

Hệ thống hiển thị lịch sử nhận hàng của các sản phẩm được trả lại.
Các thông tin được hiển thị bao gồm:
Product: Thông tin sản phẩm được trả lại.
Return Qty: Số lượng sản phẩm được trả lại.
Accepted: Số lượng sản phẩm được chấp nhận hoàn trả.
Rejected: Số lượng sản phẩm bị từ chối hoàn trả.

3. Tạo yêu cầu hoàn hàng

Chỉ có thể tạo yêu cầu hoàn hàng cho đơn hàng thuộc kênh bán Manual
Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng, bấm nút Create Return.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các đơn hàng ở trạng thái Delivered. Người dùng bấm nút Create Return Request tại hàng của đơn hàng muốn tạo yêu cầu hoàn.

Người dùng có thể nhập từ khóa (mã đơn hàng, tên khách hàng, số điện thoại khách hàng) vào ô tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc để tìm kiếm đơn hàng mong muốn dễ dàng hơn.

Hệ thống hiển thị màn hình thông tin yêu cầu hoàn hàng.

Bước 3: Người dùng thực hiện cấu hình các thông tin:
Return warehouse: Kho nhận hàng. Chọn kho từ danh sách.

Quantity: Nhập số lượng sản phẩm hoàn.

Return price: Nhập số tiền hoàn trả.

Refund reason: Lí do hoàn hàng. Chọn lí do hoàn hàng từ danh sách.

Replacement items: Chọn mục này nếu muốn thêm sản phẩm thay thế cho sản phẩm hoàn.
Khi người dùng chọn mục này, người dùng phải thực hiện cấu hình thêm thông tin của đơn hàng thay thế.

Các bước thực hiện cấu hình thông tin gói hàng cho đơn hàng thay thế tương tự mục Thông tin gói hàng trong Quản lý đơn hàng.
Bước 4: Sau khi hoàn tất cấu hình thông tin yêu câu, người dùng bấm nút Next.

Hệ thống hiển thị màn tạo mã vận đơn cho đơn hoàn bao gồm các bước hoàn hàng và mã vận đơn cho đơn hoàn.

Bước 5: Người dùng bấm nút Save return label để lưu lại vận đơn và bấm nút Save để lưu thông tin đơn hoàn.

Hệ thống hiển thị thông báo thành công và cập nhật đơn hoàn mới lên danh sách.

Khi đơn hàng thay thế có giá trị lớn hơn hoặc bằng đơn hàng hoàn trả, trạng thái hoàn tiền sau khi tạo yêu cầu sẽ được cập nhật là Refunded

Khi đơn hàng thay thế có giá trị nhỏ hơn đơn hàng hoàn trả hoặc không có đơn hàng thay thế, trạng thái hoàn tiền sau khi tạo yêu cầu sẽ là Unrefund.

4. Xác nhận đã hoàn thành đơn hoàn

Bước 1: Trên màn hình quản lý đơn hàng, bấm nút Receive return.

Bước 2: Hệ thống hiển thị màn xác nhận. Người dùng nhập 1 (có) hoặc 0 (không) vào ô Accept - chấp nhận hoặc Reject - từ chối.

Bước 3: Bấm nút Confirm completed để hoàn tất cập nhật trạng thái đơn hoàn.

Hệ thống hiển thị thông báo thành công và cập nhật trạng thái.

Nếu đơn hàng vẫn có vấn đề tranh chấp, bấm nút Mark as dispute để cập nhật trạng thái đơn hoàn là dispute.
Chỉ khi hoàn tất nhập vào ô Accept hoặc Reject mới có thể sử dụng nút Mark as dispute

5. In vận đơn hoàn trả

Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng. người dùng bấm nút ba chấm tại cột Action.
Bước 2: Chọn Print return label.

Hiển thị màn xem trước vận đơn, bấm nút Print để in.

6. Xem hóa đơn hoàn trả

Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng. người dùng bấm nút Refund.

7. Hủy yêu cầu hoàn trả

Bước 1: Trên danh sách quản lý hoàn hàng. người dùng bấm nút ba chấm tại cột Action.
Bước 2: Chọn Cancel return request.

Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận. Người dùng bấm nút Confirm để xác nhận hủy yêu cầu hoàn hàng.

Hệ thống thông báo hủy yêu cầu thành công và cập nhật trạng thái đơn hoàn thành Cancelled.

Cập nhật vào: 27/09/2024